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Rispondi a 5 domande per iniziare

Vuoi lavorare meglio? Impara quando fare l’Architetto e quando il Muratore

C’è un piccolo trucco che voglio passarti per essere più efficiente e leggera quando lavori.

Il trucco l’ho imparato da Chase Reeves di Fizzle (il nome originale della tecnica è Worker Bee vs CEO Mode).

Il punto di partenza è imparare a distinguere 2 modalità in cui puoi lavorare: quella dell’architetto e quella del muratore.

Cosa sono queste modalità?

La modalità architetto è quella in cui pianifichi, definisci obiettivi e strategie. E’ il momento in cui scrivi la lista di cose da fare, la riorganizzi e dai le priorità.

La modalità muratore è quella in cui fai le cose a “testa bassa” senza pensare al disegno generale. E’ il momento in cui prendi la lista di cose da fare e la fai (senza aggiungere o cancellare cose!).

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Come fare di più, facendo meno riunioni

Riunioni: esseri umani chiusi nella stessa stanza, per un tempo indefinito con un obiettivo non chiaro…

Fare riunioni è una delle attività più ripetute nelle grandi organizzazioni, con casi assurdi in cui a volte si fanno riunioni per decidere di cosa parlare alle riunioni stesse.

Oggi ospitiamo uno specialista in soluzioni di questo campo Nicolò Borghi di Heroico.me un sito che condivide esempi e consigli su come migliorare la propria attività e il proprio lavoro.

La parola a Nicolò!

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Inbox zero – guida pratica per una casella email snella e organizzata

“La tua mail dev’essermi sfuggita, puoi rimandarmela per favore?”

“Ho mille mail arretrate da smaltire, devo trovare un attimo per mettermi lì a spulciarle”

Durante le vacanze di Natale mi è capitato di buttare l’occhio sulla casella email di mio padre e mi è caduta la mascella:

posta in arrivo fuori controllo

Se lavori nel campo del digitale forse hai già sentito parlare di inbox zero (in certi ambienti è diventato addirittura un’ossessione).   Non so com’è però ancora mi capita spesso di vedere caselle di posta gestite in modo caotico e palesemente fuori controllo.

Ma cosa significa inbox zero?

“riprendere il controllo della tua casella di posta, della tua attenzione e della tua vita.  Quello “zero”?  Non riguarda quanti messaggi sono nella posta in entrata ma piuttosto quanto del tuo cervello sta lì dentro.  Soprattutto quando non vorresti che fosse così.”

Merlin Mann – la persona che ha coniato il concetto di inbox zero

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La tecnica dello Scalo: pianificare la settimana per ottenere risultati

Da una parte ho i miei obiettivi, poi ogni giorno mi faccio mille liste di cose da fare ma mi sembra comunque di girare a vuoto: fatico tanto ma non mi sembra di avvicinarmi alla meta.  A volte mi sento come dentro la ruota del criceto.

Le scorse settimane abbiamo visto quanto sia utile costruirsi una Mappa da seguire per indirizzare gli sforzi lavorativi di ogni giorno.

Una volta scoperta la direzione però, col passare dei giorni è facile perdere l’orientamento.  Noi abbiamo scoperto che è molto utile iniziare e finire la settimana riprendendo fiato, rendendoci conto dei progressi raggiunti e pianificando le prossime mosse.

Chiamiamo questo esercizio lo Scalo ed è come se facessimo una pausa nel porto di Tortuga ai Caraibi e per fare il check della rotta percorsa e di come sta la nave.

Lo Scalo è una tecnica pensata per due momenti magici della settimana:

  • il lunedì mattina (quello in cui tanti pensano ripetutamente “voglio morire”)
  • il venerdì pomeriggio (qui invece l’entusiasmo difficilmente manca)

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Usa la tecnica della Boa per dire no alle giornate fuori controllo

Con l’insonnia nulla è reale. Tutto è lontano. Tutto è una copia di una copia di una copia…
– Il narratore di Fight Club

Sei sommerso di cose da fare?
Guardando indietro le giornate ti sembrano tutte uguali?
Non hai mai tempo di fare un check di come stai andando…e correggere la rotta?

Con la tecnica della Boa puoi rimanere più in controllo delle tue giornate.

È un semplice esercizio di scrittura su carta, che tramite il controllo delle cose da fare ed alcune domande, ti restituisce un punto di orientamento (questa tecnica fa parte del nostro nuovo Quaderno di Bordo).

Vuoi provare la tecnica Boa sulla tua pelle? I requisiti sono:

  • 5 minuti (in qualsiasi momento della giornata)
  • Carta e penna

(Stai leggendo dallo smartphone mentre sei in metropolitana/bagno/cavallo? Allora ti consiglio di salvare l’articolo per quando avrai 5 minuti e farlo con carta, penna e… tavolo!)

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Come lavorare meno (e più sereni) con le leggi di Pareto e di Parkinson

Hai le giornate sempre piene? Sei sicuro che tutte le attività che fai siano degne del tuo tempo e del tuo stress?
Quanto spesso metti in discussione l’importanza dei clienti e dei progetti su cui lavori?

Per i primi 4 anni della mia vita da professionista mi sono riempito le giornate di lavoro da fare. Davo per scontato di dover lavorare 8 ore al giorno (o più) a prescindere dalla quantità di cose da fare.

Poi ho scoperto due leggi che mi aiutano a lavorare meno e in modo più felice: quella di Parkinson e quella di Pareto.

Ho scritto una guida in cui spiego come funzionano e come possono aiutarti nel tuo lavoro da libero professionista o imprenditore.

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Un veloce trucco per organizzare le email (mini-articolo)

Organizzare le email è piuttosto complicato.

Ieri sera ascoltavo uno dei miei podcast preferiti (Note to Self – WNYC) e hanno raccontato un trucco interessante.

Quando riceviamo lettere di carta sappiamo, grazie alla busta, se si tratta di cose importanti (inviti a un matrimonio), odiose (bollette o multe), sentimentali (lettere d’amore).

Ma con le email come facciamo? Come facciamo ad organizzare le email e a dar loro priorità?

Il trucco è crearsi un indirizzo per le email poco importanti, tipo LOWnomecognome@gmail.com. o EXTRAnomecognome@gmail.com

Io ho un indirizzo che uso per tutte le cavolate tipo iscrivermi alle newsletter, ricevere sconti o per entrare in siti e servizi online che lo richiedono.

È molto utile!
Quando voglio cancellare tonnellate di email so dove guardare, come pure quando voglio fare shopping selvaggio 🙂

E non ho l’ansia di lasciare il mio indirizzo nei diversi servizi online..

Se, oltre ad organizzare le email, vi interessano anche altri trucchi per essere organizzati, qui trovate la puntata intera (in inglese),

buon ascolto!

Come gestire l’ansia delle troppe cose da fare con la tecnica giapponese del Kanban Personale

L’ansia da lavoro che ci viene quando ci sono troppe cose da fare si manifesta in tanti modi:

  • sentirci sempre di corsa senza poterci mai fermare un attimo
  • la paura che non ce la faremo a stare dietro a tutto
  • la sensazione che qualcosa ci stia sfuggendo di mano, che ce la siamo dimenticata (e la coseguente paura che ce ne ricorderemo quando sarà troppo tardi)
  • il senso di colpa perché ci sembra di non stare facendo abbastanza

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Multitasking o una cosa alla volta? Il test per capire come TU lavori meglio

La tentazione quando abbiamo una lista infinita con troppe cose da fare è quella di fare più cose contemporaneamente, o meglio, fare un pezzo dell’una, poi un po’ dell’altra, rispondere ad una mail, telefonare per sbloccare quel progetto che è in attesa di un nostro input, ecc…   Portare avanti più cose in parallelo, in altri termini lavorare in multitasking.

Il multitasking per alcuni funziona ed è una modalità più efficiente, per altri no.
Per aiutarti a scoprire qual è la modalità con cui TU riesci a lavorare più velocemente abbiamo preparato un piccolo test. Leggi tutto “Multitasking o una cosa alla volta? Il test per capire come TU lavori meglio”

Un segreto per ottenere 16Gb di spazio Dropbox a vita (quasi) gratis

Se sei come me, Dropbox è uno degli strumenti lavorativi che usi di più.  Con Dropbox si possono condividere file con i clienti, avere cartelle condivise con i propri colleghi ed avere sempre tutto sottomano (anche da mobile) senza impazzire con mille allegati su altrettante email.

Dropbox tiene un backup sicuro di tutti i nostri file più preziosi e – forse non lo sapevi – addirittura tiene lo storico di tutte le versioni del file, ogni volta che fai una modifica.  Le ultime novità sono la possibilità di scansionare documenti con la nuova app e il nuovo strumento per scrivere documenti di gruppo.

..ma lo spazio su Dropbox finisce subito!

Il problema: nella sua versione gratuita abbiamo 2 GB di spazio Dropbox, che neanche a dirlo finisce in un attimo e subito ci si ritrova a cancellare roba settimanalmente, oppure a dover pagare 10€ mese (come minimo). Leggi tutto “Un segreto per ottenere 16Gb di spazio Dropbox a vita (quasi) gratis”