Come Google Drive ha cambiato la mia vita (quasi)

Questo articolo fa parte della serie di esperienze e tecniche condivise dalla community. Qui Carlo Occhiena ci racconta il sistema 100% digitale con cui organizza tanti aspetti della sua vita. Per provalo in prima persona ti basta un po’ di disciplina e un account Google.

A Carlo la parola!

 

In principio era l’agenda. Rigorosamente Moleskine classica nera.

Accessorio d’ordinanza per il moderno intellettuale impegnato. Il piacere di prendere appunti “carta e penna” mentre gli altri smanettano sui loro smartphone. La soddisfazione di vedere pagine riempirsi di inchiostro. L’oggetto feticcio da avere sempre appresso, in vacanza, a lavoro, quando si esce a prendere un aperitivo, perché non si sa mai arrivi l’illuminazione il venerdì sera alle 23:45.

In realtà mi sono accorto presto che, nonostante gli ottimi presupposti di cui sopra, e nonostante magari avessi dedicato tempo ad annotare e trascrivere sul mio taccuino, raramente finivo per consultare quanto avessi scritto.

Oppure, dimenticavo le scadenze comunque, perchè per esempio erano segnate troppo in anticipo. Inoltre, sebbene scrivere su carta resti un innegabile piacere, l’impossibilità di modificare, ricercare in modo agevole, ed anche condividere rapidamente parti di testo, costituivano una evidente limitazione.

Nonostante questo, continuavo a leggere sui blog dei moderni “evangelizzatori” (Jon Westenberg, Darius Foroux, James Altucher, ne cito alcuni solo per darmi un tono 🙂 ) dell’importanza di trascrivere le proprie idee e pensieri, concetto che talvolta viene associato ad una forma di meditazione o auto-psicoterapia.

Restava il problema di trovare un mezzo che fosse più immediato ed efficace della pur sempiterna agenda tascabile.

Dopo qualche tentativo infruttuoso con un paio di app ho trovato la risposta definitiva grazie a Google. E più precisamente con la triade – la santissima trinità – Google Calendar, Google Drive, Google Task.

L’intera suite Google è perfettamente integrata con Gmail, con il vantaggio quindi di poter ricevere le notifiche direttamente sulla posta e gestirle di conseguenza in modo ordinato.

Inoltre, facendo tutto capo all’account Google personale, non servono password aggiuntive, nuovi account, e tediose login. Tutto è gestibile da desktop e mobile con la garanzia dell’interfaccia Google.

E seconda considerazione, se state pensando che “beh però lo spazio di archiviazione è limitato”, tenete presente che i documenti nativi Google (Google Doc, Google Sheet, Google Slide, ecc.) non concorrono al consumo dello spazio di archiviazione, per altro piuttosto capiente (15GB).

Tornando ai dettagli operativi, ed alla mia esperienza. Ho diviso gestione del mio tempo in quattro macro aree:

  • Mini Task
  • Attività Settimanali ricorrenti
  • Nuove Idee
  • Brainstorming

Ciascuna fa riferimento ad uno strumento e tempi e modi di fruizione differenti.

Mini Task

Sono le attività randomiche necessarie per portare avanti la vita di tutti i giorni, ad esempio “fare lavatrice” o “comprare cavolo verza”. Per questo mi affido a Google Task, integrato con una app di terze parti (GoTask) che banalmente replica le stesse funzioni su mobile. É veramente rapidissimo inserire un’attività, assegnarle una scadenza, ed aggiungere note e commenti. All’orario desiderato arriva il promemoria, che può anche essere attivato come ricorrenza. La comodità ulteriore è che il tutto è perfettamente integrato con l’applicazione Google utilizzabile anche da desktop. Per le attività che hanno durata pluri-annuale (ad esempio “pagare bollo auto”) creo direttamente una ricorrenza su Google Calendar e mi tolgo il pensiero (e la fatica di dover appuntare e ricordare a sua volta poi dove si è segnata l’occorrenza) per i prossimi dieci anni.

Attività settimanali ricorrenti

Un bel Google Sheet dedicato a quelle attività che si ripetono uguali ogni settimana e che devo solo trovare tempo per incastrare.

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Sono partito da questa assunzione, auto-consegnandomi un goal settimanale, che nel mio caso è fare quattro allenamenti, avere una sera libera per letture\Netflix, e fare due sessioni di apprendimento web\foto\grafica. Ho redatto quindi un calendario di massima che copre l’intero anno.

Quando riesco a rispettare l’attività la smarco con una bella X, se non riesco rimane aperta e posso recuperarla nelle settimane successive con un extra effort. Ugualmente, se una settimana ho voglia posso portarmi avanti e per esempio fare più sport e segnarmi l’attività come completata anche per le settimane seguenti dove magari penso di essere oberato.

Inoltre aiuta a repellere la fastidiosa sensazione del “non sto facendo abbastanza per me stesso”, in quanto è tutto tracciato, tutto monitorabile e quantificabile, accessibile in qualsiasi momento.

Nuove Idee

Un altro bel Google Sheet dove segno le nuove idee, di qualsiasi tipo, anche le più disparate, ordinate per data. Magari in quel momento non ho modo\tempo\risorse per metterle in pratica, ma il solo esercizio di pensare a soluzioni e raccoglierle ordinatamente ne vale l’effort. Con il tempo è realmente in grado di cambiare il modo di approcciare e pensare ai problemi.

Brainstorming

Stai leggendo un bel libro e vuoi appuntarti un passaggio? Hai letto una riflessione interessante su un sito e vuoi conservarla? Vuoi annotare un comportamento durante un meeting che ti ha particolarmente ispirato? Crea un Google Doc per archiviare tutto, evidenziare, ordinare, rileggere e cercare con estrema rapidità. Il vantaggio del foglio elettronico qui penso sia devastante: si può incollare da altri documenti o testi o pdf, si possono mantenere i link, si può correggere, si possono creare sezioni ordinate. Ed ancora, grazie a Google Drive, è facilissimo condividere con colleghi o compagni di avventura e lavorare assieme o spartire pensieri e riflessioni.

In definitiva, Google Drive vs. Agenda Tradizionale: una bella “Flawless Victory”

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  • I documenti sono sempre a portata di mano, per lo meno fin quando sia a portata di mano il tuo smartphone (difficilmente per esempio conosco qualcuno che porti l’agenda in bagno o mentre sta correndo sul tapis-roulant!).
  • Il back-up e salvataggio è istantaneo (mentre non c’è nulla di più facile di scordare il taccuino in bus..in treno..a casa della fidanzata..).
  • Non occorre cambiarla quando lo spazio finisce, anzi, essendo questo virtualmente illimitato, si può facilmente ricercare contenuto anche distante anni dal presente.
  • I documenti possono essere condivisi facilmente e ci si può lavorare assieme.
  • Si possono creare cartelle e sottosezioni tematiche (avete mai provato il panico dato dal creare una sezione sull’agenda cartacea e poi scoprire che avete lasciato troppo poco spazio e dovete lanciarvi in improbabili richiami ed asterischi?)
  • Si possono incollare link e stralci di articoli e .pdf, immagini, ecc.
  • Last but not least…in digitale si scrive molto più veloce (e si può anche usare la funzione dettatura!)

Beh spero troverete qualche spunto interessante per organizzare meglio le proprie giornate!
Fatemi sapere come ve la siete cavata scrivendomi a carlo.occhiena@gmail.com