Contratto per freelance – la guida per proteggerti dagli imprevisti

Lavorando con un cliente, quante volte ti è capitata una di queste piaghe:

Impazzisco per rispettare i tempi di consegna strettissimi concordati col cliente mentre lui se la prende comoda per mandarmi i materiali e le informazioni che mi servono per andare avanti col lavoro.  Ma come devo fare?

oppure:

Dopo la consegna finale, il cliente mi subissa di infinite richieste di modifiche e integrazioni…ma quand’è che posso sentirmi finalmente libera??!?

ma anche:

A metà del progetto il cliente stravolge le richieste iniziali chiedendomi di pensare a qualcosa di molto diverso.

dulcis in fundo:

Al cliente – per motivi suoi – slitta l’evento collegato al nostro lavoro.   Il cliente non ha più fretta e non risponde più alle mie mail.

Quante volte sono successe a me?
Tante.
E sono cose che odio. Veramente. Con tutto il cuore.

Poi un giorno mi è capitato di vedere un video di un Creative Morning in cui avevano invitato Mike Monteiro, fondatore di Mule uno studio di design americano di successo.

Ha fatto un talk che ha chiamato “Fuck You. Pay Me” (genio totale) dove spiega ai professionisti della creatività quanto è importante dotarsi di un contratto per essere protetti nei confronti dei propri clienti ed evitare tutte le situazioni in cui abbiamo sputato sangue per un lavoro e rimaniamo a mani vuote.

Ti metto il link del video in coda all’articolo.

A me ha aperto gli occhi e quel giorno ho deciso che avrei voluto studiare, con l’aiuto di un avvocato, un template di contratto per freelance che fosse in grado di evitare tutti i problemi che ci avevano afflitto fino a quel momento.

I miei desideri erano che il contratto:

1. prevedesse un meccanismo legale che mi tutelasse da tutte le piaghe sopra descritte (e non solo)
2. fosse scritto non in legalese ma in tono “amichevole” per non spaventare/indisporre il cliente
3. fosse breve (non più di due pagine)

Questi ultimi due punti erano molto importanti per me perché posso anche scrivere un contratto meraviglioso ma se è lungo e complicato il cliente si spaventa, non lo vuole firmare oppure si sente in dovere di chiedere consiglio al proprio avvocato, si inizia a discutere/negoziare sulle clausole e…il rapporto inizia sotto un clima di tensione e sospetto (oltre che con settimane di ritardo).  Se inizia.

No, volevo qualcosa che da un lato producesse gli effetti di tutela desiderati, dall’altro servisse ad impostare in modo chiaro, trasparente e positivo le modalità di lavoro con il cliente.

Buona notizia: lavorando con i nostri avvocati abbiamo scoperto che è possibile impostare un contratto così e con, un piccolo investimento, lo abbiamo costruito e da allora non abbiamo mai smesso di usarlo per tutti i nostri lavori.

Per farti un’idea del tono, così inizia il nostro contratto tipo:

Oggi voglio condividere con te quello che ho imparato e al termine dell’articolo potrai anche scaricare il nostro template di contratto per freelance da usare nella tua attività.

Bello, ma…

Prima di passare a come è fatto un contratto amichevole che funziona, penso sia meglio spazzare il campo da alcune delle possibili obiezioni a cui stai pensando (anch’io ne condividevo alcune):

A che serve dotarsi di un contratto, tanto poi se lo devo impugnare in aula dovrei spendere un sacco di soldi…che non ho!

Solo in casi estremi il contratto va fatto valere in aula…e in quei rari casi starà a te decidere se ne varrà la pena.

In tutti gli altri casi avere un contratto serve anche – e soprattutto – per impostare la relazione col cliente con il piede giusto ed evitare di trovarsi proprio in quelle brutte situazioni.

E’ brutto chiedere al cliente di firmare pagine di contratto…non è un buon modo di iniziare il rapporto.

I contratti non devono necessariamente essere scritti in legalese per essere validi e produrre effetti.  Scrivine uno in stile “amichevole”: non spaventerai il tuo cliente e sarai comunque tutelato.

Seeee….ma se devo farmi assistere da un avvocato per ogni lavoro che mi entra così spendo tutti i soldi che guadagno!

Usa il nostro template e personalizzalo per la tua attività, se vuoi fagli dare un’occhiata da un legale e poi usalo ogni volta in autonomia.

Come faccio a farlo firmare al cliente?

Attacca il tuo contratto in coda nello stesso file del preventivo e rendi esplicito al cliente che il modo per far partire il lavoro è firmare il “preventivo”.

A cosa serve un contratto per freelance?

Il contratto stabilisce la natura della relazione fra te e il tuo cliente e fa in modo che una serie di questioni importanti siano chiare per tutti fin dall’inizio:

• Quali sono le regole basilari per la collaborazione?

• Quanti soldi vengono scambiati e in quale momento?

• Quali sono le consegne e quando sono previste?

• Cosa succede nel caso ci fossero dei ritardi?

• Chi detiene i diritti sul lavoro finito?  Quali diritti vanno al cliente e quando succede questo?

Nessuno inizia un progetto con l’intenzione di farlo andare male.  Ma spesso ognuno dà per scontato delle cose e questo rischia di generare tensioni.

Avere una visione esplicita e condivisa di cosa ci si aspetta da entrambe le parti  – anche nel caso in cui qualcosa andasse storto – consente di alleviare la tensione.

Contenuti fondamentali del contratto per freelance

Ok, vediamo insieme gli elementi fondamentali che devono esserci in un contratto amichevole in grado di prevenire le situazioni spiacevoli tipiche della nostra attività.

1. la descrizione precisa dell’attività oggetto della collaborazione

Premurati di chiarire bene qual è l’oggetto della fornitura ed esplicita tutte le cose che ti impegni a fare e quelle che invece sono escluse dalla natura della collaborazione.

A volte alcune attività sembra scontato che siano escluse ma per il cliente sembra scontato il contrario.

Ad esempio se devi sviluppare un sito ci sono tante attività che è bene chiarire se sono comprese o meno nel contratto. Come :

• copywriting
• sviluppo backend
• traduzioni
• illustrazioni create ad hoc
• personalizzazione del CMS
• SEO
• manutenzione

Se durante i vari scambi telefonici o via email avete discusso di alcune attività che poi NON fanno parte dell’offerta, ecco, preoccupati di esplicitarli in una lista a parte fra le attività escluse.

Ad esempio:

“Come da accordi sono esclusi dai lavori:

• La ricerca delle immagini
• L’integrazione con la newsletter
• [altre cose escluse]”

Quando scrivi questa lista è importante usare il linguaggio del cliente che magari è meno tecnico rispetto alle tue definizioni precise. Questo vale per tutto il contratto in generale.

2. la definizione dei deliverables

Per ogni attività elencata domandati qual è il relativo deliverable, cioè consegnando cosa si considera quell’attività svolta.

Ad esempio per un architetto l’attività di progettazione preliminare si traduce nella consegna dei seguenti deliverable:

• n.1 file pdf con planimetria completa dell’immobile
• n.5 file jpg con render dei 5 ambienti
• n. 1 file pdf con preventivo dettagliato per la realizzazione dei mobili su misura

3. una timetable che procede su due binari

Questo è il cuore del meccanismo legale alla base del tuo contratto (ed è stato l’elemento che personalmente mi ha fatto svoltare).

Fai una bella tabella su due colonne in cui segni:

• sulla prima colonna l’elenco delle cose che ti impegni a fare entro quando
• sulla colonna a fianco l’elenco delle cose che il cliente si impegna a fare, entro quali scadenze

Questo chiarisce subito e scolpisce nella roccia un principio importantissimo: il rispetto della deadline per la consegna del lavoro non è responsabilità solo tua ma ANCHE del cliente.

Se i materiali, le informazioni, i feedback – o i pagamenti! – che ti servono per procedere nel lavoro non arrivano o arrivano tardi questo deve comportare automaticamente uno slittamento relativo della consegna.

E’ facile per i clienti estorcere tempi cortissimi per i lavori (soprattutto quando abbiamo poco lavoro), meno facile quando diventa chiaro che anche loro dovranno impegnarsi a rispettare una tabella di marcia rapidissima!

Fai in modo che i pagamenti siano legati a delle milestone chiare.  Ad esempio “Quando siamo soddisfatti della homepage” non è una milestone chiara.

Le milestone che scegli devono essere sotto il tuo controllo.
Il go live del sito è una pessima milestone perché potrebbero esserci mille problemi/ansie che potrebbero spingere il cliente a posticiparlo (e a posticipare così anche il tuo pagamento).

Scegli tu se come indicazione temporale usare delle date precise del calendario (es: “4 marzo 2017”) oppure se indicare per ogni step dopo quanti giorni avviene rispetto al precedente (es: “entro 30 giorni dal kickoff”).  In quest’ultimo caso diventa ancora più evidente come le reciproche attività fornitore-cliente sono collegate ed interdipendenti.

Questa ad esempio è la timetable che abbiamo usato in un contratto con un nostro cliente per la realizzazione di una presentazione:

4. lo scambio finale

Al termine della timetable deve succedere una cosa importantissima.
Tu trasferisci i diritti di utilizzo sul lavoro effettuato nel momento in cui il cliente provvede al pagamento del saldo.

Cosa sono i diritti di utilizzo?  Dal punto di vista legale corrispondono alla facoltà da parte del cliente di utilizzare il tuo lavoro per i propri scopi commerciali.  In pratica anche se i file digitali del tuo lavoro risiedono già sul suo computer, sono ancora di tua proprietà.

Quindi ad esempio se hai disegnato un logo, i diritti di utilizzo corrispondono – fra le altre cose – al diritto del cliente di poterlo liberamente utilizzare sul proprio sito o sui propri materiali commerciali senza dover citare l’autore (tu).

Nel tuo contratto collega sempre il trasferimento dei diritti di utilizzo al pagamento del saldo.  Questo ti tutela nel momento in cui il cliente non dovesse pagare o dovesse ritardare il pagamento.  In questo caso dal punto di vista legale si configura una situazione in cui il cliente si sta appropriando di qualcosa per la quale non ha pagato: è come se fosse entrato in un negozio di elettrodomestici, si fosse preso un televisore da uno scaffale e fosse uscito indisturbato senza pagare!

Una volta che hai indicato questo principio nel contratto non devi fare niente di concreto per trasferire questi diritti.  Non c’è bisogno di mandare una mail, un documento o altro.  I diritti di utilizzo si considerano automaticamente trasferiti in capo al cliente nel momento in cui ricevi il saldo.

5. le clausole specifiche per tutelarti

Fin qui abbiamo visto le cose fondamentali, poi puoi aggiungere altre clausole accessorie su alcuni temi importanti.

Comunicazioni: tempi e modi

Oltre alla timetable, chiarisci ancora una volta in un paragrafo specifico che per la riuscita del progetto è necessaria la cooperazione attiva del cliente e che via via saranno necessarie sue indicazioni.
Esplicita quale sarà il canale di comunicazione utilizzato (per noi è sempre la mail) ed indica anche cosa succede se non riceverai risposta: questo potrà comportare ritardi rispetto alla tabella di marcia e – se il cliente scompare – il progetto verrà considerato chiuso senza la restituzione degli acconti versati.

Modifiche in itinere

Rassicura il cliente che le modifiche in itinere saranno possibili, a patto che si tratti di modifiche “contenute”.  Nel caso in cui le modifiche si rivelino di grande entità rispetto a quanto preventivamente accordato esplicita che questo comporterà la chiusura del progetto esistente e un preventivo per l’apertura di un eventuale nuovo progetto.
Qui è utile chiarire anche che ogni consegna di deliverable sarà considerata tacitamente accettata a meno che non pervengano richieste entro x (7~15) giorni.
Indica in questo caso entro quanti giorni ti impegni a integrare/modificare la consegna.

Richieste di correzioni dopo la consegna

Indica in un paragrafo a parte per quanti giorni sarai a disposizione dopo la consegna per eventuali modifiche/correzioni.  Di solito noi indichiamo 30 giorni.
Questo è fondamentale per poter considerare un progetto chiuso, voltare pagina e pensare ad altro.  Ahhh, che bella sensazione! 🙂

Diritti sui materiali ricevuti

Per evitare casini specifica che, nel caso in cui il cliente deve fornire dei materiali da incorporare nel tuo lavoro per lo sviluppo del progetto (ad es: testi, immagini, ecc…) dai per scontato che sia il detentore dei diritti di quei materiali e che in caso contrario risponderà lui nei confronti degli eventuali interessati.

Privacy

Anche qui per evitare casini specifica che i dati, personali e non, che vi scambierete durante lo svolgimento del progetto saranno utilizzati, da entrambe le parti, come previsto dalla legge sulla privacy.

Foro competente per eventuali controversie

Indica a quale Autorità Giudiziaria intendi fare riferimento nel caso di controversie.  Scegli quella più vicina e comoda rispetto alla tua attività.

Fatto!

Un contratto del genere è perfetto?
Probabilmente no.   Però ti permette di lavorare serena e sicura che almeno il 90% dei problemi classici non si verificheranno.

Problemi classici che magicamente risolvi con un contratto per freelance di questo tipo

Ti ricordi all’inizio dell’articolo le mitiche piaghe che i freelance si trovano ad affrontare spesso?

Ecco cosa succede ora dopo che ti sei dotata di un contratto capace di tutelarti:

Tu impazzisci per rispettare i tempi di consegna strettissimi e il cliente se la prende comoda per mandarti materiali/informazioni necessarie

La timetable ti tutela: ad un ritardo del cliente corrisponde uno slittamento della data di consegna finale…e il cliente firmando ha ben presente questo fin dall’inizio

Il cliente ritarda nel pagamento degli acconti

Nella timetable ci sono le tue consegne intermedie a cui corrispondono dei pagamenti intermedi: se il cliente non paga gli acconti o ritarda sei autorizzata ad aspettare per procedere con il lavoro

Consegni il lavoro, ricevi una laconica risposta “Grazie!” dal cliente, che poi scompare per giorni/settimane.  “Sarà andato tutto bene?” pensi.
Poi dopo un mese – quando ormai stai facendo tutt’altro – il cliente resuscita con una mail fiume in cui ci chiede un elenco infinito di modifiche.

Nel contratto stabilisci il tuo impegno a correggere/modificare il lavoro velocemente in base alle richieste del cliente…che però devono arrivare entro xx (7~30) giorni dalla consegna

A metà del progetto il cliente stravolge le richieste iniziali chiedendoti – di fatto – di pensare a qualcosa di molto diverso

Il contratto prevede chiaramente che in questo caso va saldato quanto fatto fino a quel momento, va chiuso quel progetto e vanno stimati i costi per un nuovo progetto.

Slitta la consegna, il cliente non ha più fretta e non risponde più

Il contratto prevede in questo caso che sei autorizzata a considerare chiuso il progetto, terminare le attività e non restituire gli acconti ricevuti.

E’ morto il gatto del responsabile del progetto [ o inserisci qui qualunque scusa o motivazione più o meno fantascientifica]  che di conseguenza decide di terminare il progetto con te

Idealmente sarebbe giusto prevedere il saldo dell’avanzamento lavori a quel momento più una percentuale (10~25%) di termination kill-fee. Si tratta di una penale per compensare l’impegno che ti eri presa per lavorare su questo progetto, potenzialmente rinunciando anche ad altri lavori.
Nel nostro contratto non l’abbiamo inserita ma puoi aggiungerla tu se lo ritieni giusto/necessario.  In questo caso dovrebbe essere prevista una penale corrispondente anche a favore del cliente nel caso in cui fossi tu a terminare il progetto in itinere.

Dopo la consegna finale, il cliente invece di saldare nei termini stabiliti ritarda o non paga

Il contratto stabilisce che il trasferimento della proprietà intellettuale di quanto prodotto avviene al momento del pagamento del saldo.
Voi chiudete un occhio se il cliente fa uso del vostro lavoro nel periodo fra la consegna e gli xx giorni dei termini di pagamento della fattura.  Ma da quel momento in poi se il cliente usa il materiale fornito e non ha ancora pagato avete tutto il diritto di fargli causa e avreste ragione.

Dopo la consegna finale, il cliente mi subissa di infinite e successive richieste di modifiche e integrazioni…ma quand’è che posso sentirmi finalmente libera??!?

Il contratto stabilisce che sei a disposizione per una quantità limitata di giorni per modifiche/integrazioni.  Dopodiché niente è più dovuto e se ci fossero ulteriori necessità sarai libera di fare un nuovo preventivo. Di solito questo basta per placare anche il cliente più insicuro e ondivago.

Il template pronto da scaricare

Ok, questi erano i principi a cui ci siamo rifatti, ora se vuoi puoi scaricare il nostro template di contratto amichevole per freelance in formato word : )

Prima di lasciarti al documento ti chiedo un’ultima cosa.
Scrivere questo articolo è stato davvero impegnativo, ci ho messo un paio di giorni, facendo di tutto perché fosse il più completo ed esaustivo possibile.

Se ti ha interessato o pensi che ti potrà essere utile ti chiedo di condividerlo su Facebook, Twitter o Linkedin.  O ancora meglio linkarlo dal tuo blog o dal tuo sito.

Potrebbe essere utile per i contatti della tua rete e per me farebbe un mondo di differenza!
Ti ringrazio fin d’ora : )