Quand’è l’ultima volta che hai controllato l’email?
Quante volte al giorno ti trovi a guardare l’inbox?
Se la risposta a queste due domande ti fa aggrottare la fronte, continua a leggere…
Come forse sai guardare la casella di posta in maniera compulsiva:
- Causa stress e ansia di cui possiamo fare felicemente a meno
- Ti impedisce di entrare nel flow e dare il meglio di te
Inoltre se controlli l’email anche dal telefono:
- Da solo: perdi occasioni di avere idee creative che stai “incubando” e che magari vorrebbero “uscire” mentre stai aspettando l’autobus
- Con altri: sei meno presente e attento. La tua email sarà sempre nella tua tasca anche dopo mentre i tuoi amici no
Magari non è un problema che senti in maniera forte e urgente ma sono pronto a scommettere che ha un impatto negativo sulla tua quotidianità.
Motivo per cui ti consiglio di provare questo esperimento per una settimana anche se non ti sembra così importante.
Qual’è la causa per cui questa abitudine è così diffusa?
Nel mio caso il motivo principale era che ogni tanto ricevo email piacevoli… che però arrivano con un ritmo imprevedibile.
Per cui mi trovavo costantemente a controllare la casella di posta come se stessi giocando alla slot machine. Sempre in attesa della prossima email piacevole / vincita.
Vorrei proporti una realtà diversa, in cui si gioca alla slot machine 3 volte al giorno e si vince sempre. Una realtà in cui:
- Ogni volta che apri le email c’è qualcosa di nuovo (magari anche piacevole) da leggere
- Apri l’email in modo ragionato e non compulsivo
- Quando sei lontano dal computer sei più presente, attento e rilassato
Ti piace come quadro? Ecco 3 semplici consigli per metterlo in pratica.
Cintura bianca
Tempo richiesto: 2 minuti
Rimuovi le “notifiche push” sullo smart phone e sul computer. L’idea è che devi essere tu a usare le email e non loro a usare te! La tua attenzione è importante e non dev’essere distratta dall’ultima promozione di Amazon.
Il primo giorno in cui ho disattivato il suono del campanellino, ho subito provato il beneficio di riuscire a mantenere l’attenzione su ciò che stavo facendo, ed a controllare la mail solo periodicamente.Sono arrivato a termine giornata che mi sentivo molto meno devastato del solito. – Aldo G.
Cintura gialla
Tempo richiesto: 2 minuti (e una nuova abitudine)
Fai logout dall’app che usi per leggere l’email sullo smartphone.
Se e quando sarà veramente necessario controllare l’email farai login di nuovo e poi logout.
In questo modo eviterai di controllare l’email come gesto compulsivo nei ritagli di tempo (piuttosto se hai 30 secondi da passare fai qualche respiro profondo e guardati intorno).
Cintura arancione
Tempo richiesto: 10 minuti di lettura e setup (più una nuova abitudine)
I giochini per bambini sono finiti, qui le cose si fanno serie e i duri iniziano a giocare.
Per essere cintura arancione definisci in anticipo i momenti della giornata in cui controllerai l’email.
Non devono essere orari esatti. Quello che ti consiglio è di ancorarti ad azioni che fai ogni giorno, così sarà più facile prendere questa abitudine. Ad esempio:
- Quando apri il computer per la prima volta la mattina
- Quando ti risiedi al computer dopo la pausa pranzo (magari dopo la sveglia resuscita morti!)
- Quando guardi l’orologio e manca meno di un’ora alla fine della tua giornata lavorativa
Se per la tua situazione lavorativa non puoi fare una scelta del genere, scrivimi a giacomo@supergoodlife.co – sono curioso di capire la tua situazione e magari trovare una soluzione insieme 🙂
Questa nuova abitudine non sarà facile… ecco un po’ di aiuti.
Aiuto 1: Parti solo con una settimana di impegno
Decidi fin da ora che questo è un esperimento e che lo farai solo per una settimana. Sarà tutto più leggero e affrontabile.
L’obiettivo è provare in prima persona come questa nuova abitudine ti fa sentire.
Aiuto 2: tieni l’impegno solenne sulla scrivania e ricevi supporto da me
Aiuto 3: Le email possono aspettare
Ricordati che stiamo parlando di ritardi di 4 ore al massimo. Magari se ne senti il bisogno fai sapere ai tuoi collaboratori più stretti che ti devono telefonare se hanno bisogno di materiale urgentemente, perché questa settimana non riuscirai a leggere l’email come al solito.
Inoltre ricordati che:
- Più velocemente rispondi alle email, più velocemente riceverai nuove (a volte inutili) risposte
- A volte il tuo collega/collaboratore/cliente riesce a risolvere nell’arco delle 4 ore, per cui ti risparmi del lavoro
Aiuto 4: Aggiungiti un avviso dentro al programma di email
Le prime volte ti troverai nella tua inbox senza accorgertene. Se hai un messaggio che ti avvisa del tuo impegno settimanale a limitare gli accessi sarà più facile rimanere in carreggiata.
Aiuto 5: Se devi scrivere una email ma non vuoi leggere la posta in arrivo
Scrivila in un file di testo e poi copiala/incollala quando è ora di controllare le email. Oppure se usi Gmail puoi usare questo link per aprire direttamente una pagina per comporre una nuova email senza passare dalla tua inbox.
Aiuto 6: Usa la tecnica del Pomodoro© per preparare la sessione di lettura delle email
Vedi qui istruzioni a riguardo. Questo ti aiuterà a essere più efficiente e a non perderti mentre “processi” le email.
Per ora è tutto, giovane samurai! Nelle prossime puntate parleremo di come guadagnare la cintura verde.
Nel frattempo ricordati di assaporare la tua nuova giornata più rilassata e chissà… magari vorrai continuare questa abitudine anche oltre la prima settimana.
Fai una super buona giornata!
Giacomo
PS. hai fatto questo esperimento?
Scrivi com’è andata a giacomo@supergoodlife.co o direttamente nei commenti. Mi piacerebbe sapere che ostacoli hai trovato, com’è andata in generale e ovviamente se hai consigli su come migliorare questa guida!