Gestisci la tua contabilità in
meno di 30 minuti a settimana
con il Giovedì Burocratico [Parte 2]

Alza la mano se ti piace pensare costantemente:

“Quel cliente avrà pagato?”

“Quando dovevo mandare quella fattura?”

“Quanto ho guadagnato fino ad oggi?”

“Quanto guadagnerò nei prossimi 2 mesi?”

Ecco neanche io ho alzato la mano 🙂

Prima di darmi questo metodo del Giovedì burocratico la qualità delle mie giornate era “inquinata”.

Era inquinata perché spendevo 5-10 minuti qui e là per mandare una fattura o un sollecito – rubando tempo al mio “vero lavoro”.

Ora spendo al massimo 20-30 minuti il Giovedì pomeriggio per gestire tutta la contabilità e sono molto più sereno e veloce.

Questa è la seconda parte del giovedì burocratico – tutta dedicata alla contabilità. Se ti interessa di più sapere come gestire meglio offerte e preventivi guarda qui la parte uno.

Questa guida è pensato per te se:

  • Non vuoi usare un software gestionale (di solito complicato e/o costoso)
  • Sei stressato dalla gestione delle fatture, dei pagamenti e dalla rendicontazione delle spese…

La promessa di questa guida è che gestire la contabilità non dev’essere stressante e nemmeno portare via ore.

Come per la creazione di preventivi e offerte, ti basta:

  • Avere un processo definito
  • Riservare massimo 30 minuti alla settimana per fare – tutte insieme – le attività di contabilità. Ovviamente io ti consiglio il giovedì pomeriggio 🙂

Questo articolo può sembrare luuuuuunghissimo… ma tieni presente che:

  • Alla fine condivido il foglio Excel pre-impostato da cui partire
  • Ti darò anche una checklist con tutti i passi da seguire

Per cui ora prenditi 10 minuti per leggere la guida e preoccupati solo di capire l’idea generale. Dopo penseremo alla messa in pratica.

Disclaimer Legalese: non sono un commercialista ed è una buona idea averne uno di fiducia da consultare – sempre! Lo spirito di questa guida è farti vedere che non dev’essere difficile o stressante gestire la contabilità – e che non ti serve nemmeno imparare a usare, o pagare, un software gestionale. In altre parole: non sono responsabile in caso di problemi! ¯\_(ツ)_/¯

Le 2 sezioni di questa guida trattano:

  1. Gestire i soldi che entrano: le fatture attive
  2. Rendicontare i soldi che escono: le fatture passive

 

Pronta?
Iniziamo dalla parte più piacevole: i soldi che entrano! Yeah!
Magari metti una bella playlist di sottofondo, fai un bel respiro profondo e partiamo.

Gestire i soldi che entrano: un quadro chiaro di tutte le fatture

Per gestire i soldi che entrano ci serve un foglio Excel come questo:

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In questa tabella ogni riga è una fattura. E le colonne sono:

  • Stato, che può essere:
    • Bozza: significa che devi ancora mandarla
    • Inviata: in attesa di pagamento dal cliente
    • Ritardo: il cliente non sta rispettando i termini dei pagamenti
    • Pagata: woohoo!
  • Nr. Il numero della fattura. Io uso l’anno seguito da un numero progressivo. Es. 2017-2 per la seconda del 2017. Lascia vuoto se è ancora una bozza
  • Data emissione e scadenza: ti sono utili quando devi controllare e aggiornare lo stato dei pagamenti durante il tuo giovedì burocratico 🙂
  • Cliente. E’ comodo per filtrare velocemente tutte le fatture relative allo stesso cliente
  • Subtotale, IVA e Totale. E’ utile avere 3 colonne separate perché così riesci a sapere sempre quanta IVA hai incassato (se sei nel regime dei minimi puoi ignorare questa parte, vedi box qui sotto)
  • Note. Una colonna jolly dove puoi scrivere appunti e note per te. Ad esempio quando/se scrivi dei solleciti per pagamenti; o se devi modificare delle fatture ad es. per rimborsi spese
  • Documento. E’ il link al documento vero e proprio (più info a breve)

Il piccolo box per chi non maneggia l’IVA.
Sei nel regime dei minimi? O in quello forfettario?
Allora puoi ignorare tutti i passaggi in cui menziono l’IVA. Ho preparato un Excel semplificato per il tuo caso

Per iniziare a usare questa tabella basta che la aggiorni ogni volta che chiudi un nuovo contratto.
Semplicemente ogni nuovo contratto che chiudi, dopo aver debitamente festeggiato, aggiungi una nuova riga per ogni pagamento previsto mettendo “Bozza” come stato.

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Ad es. Qui puoi vedere 3 bozze di fattura collegate allo stesso contratto che ho appena chiuso con il cliente Firefox (sì okay, Pepsi, Trenitalia e Firefox non sono miei clienti, ma facciamo finta 😉

Se prendi questa abitudine e mantieni aggiornata la tabella delle fatture puoi sapere in letteralmente pochi secondi:

  • Gli incassi previsti a lungo termine – da contratti futuri
  • Gli incassi previsti a breve – da fatture già mandate
  • Gli incassi… già incassati 🙂

Nel file condiviso in fondo a questa guida troverai una scheda di “Resoconto” che si aggiornerà in automatico in base ai dati inseriti sopra.

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Ora ti rimangono solo due cose da fare per gestire le entrate al meglio:

  1. Creare e inviare le nuove fatture – velocemente
  2. Controllare i pagamenti e inviare solleciti – nel peggiore dei casi

Fai un altro respiro e procedi pure!

Creare e inviare nuove fatture in pochi minuti

Per sapere quali fatture è ora di emettere filtra le righe in modo da vedere solo le bozze.

Poi controlla se ce ne sono alcune con “Data emissione” passata.

Oggi per me è il 16 Febbraio per cui è ora di emettere questa qui dell’esempio.

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Per sapere che numero dargli, ordino la colonna Nr:

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In questo caso l’ultima è la 2017-3.
Per cui assegno 2017-4 alla bozza prima di procedere alla creazione del documento vero e proprio che manderò al cliente per farmi pagare.

Si perché nel caso non sia ancora chiaro… nella pratica ogni riga di questa tabella avrà un documento collegato che manderò al cliente per farmi pagare.

Per organizzare tutti questi documenti ho creato una cartella ad hoc “Fatture”.

Dentro a questa cartella ho anche un documento che mi serve come modello per creare velocemente nuove fatture.

Qui vedi un esempio (che ritroverai in fondo a questo articolo insieme ad altro materiale utile per partire)

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Se sei nei regime dei minimi o forfettario invece dell’IVA devi includere un 4% di “Contributo INPS 4% ex. Art. 2 c. 26 L. 335/95”. Come scritto sopra, per i dettagli chiedi consiglio al tuo commercialista

Dopo aver duplicato questo modello rinominalo con il numero della fattura – in questo caso era 2017-04.

Con questo metodo usando Google Drive (che è gratis – puoi registrarti da qui) ti ritroverai tutte le fatture comodamente organizzate così:

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Ora mi basta modificare le parti in giallo del template, scaricalo come pdf e invialo al cliente.

Invece di riscrivere ogni volta l’email, ti consiglio di avere 2 righe di template da riusare ogni volta. Ad esempio:

Ciao [NOME]
Come da accordi ti allego la [PRIMA/SECONDA/TERZA] fattura relativa a [NOME PROGETTO] da pagare entro il [DATA FATTURA]

Puoi confermarmi che riesci ad aprirla correttamente?

Grazie e buona giornata
Giacomo

Alcuni punti importanti

  • Tienila corta, non parlare del progetto in corso/finito. Scrivila quasi come se fossi una segretaria – così terrai le questioni legate al progetto separate
  • Menziona la data di scadenza
  • Chiedi semplicemente se riescono ad aprirla, per evitare scuse tipo “mi è sfuggita” o simili

Dopo averla inviata, cambio lo stato della fattura da bozza a inviata nella tabella.

Controllo pagamenti e invio solleciti

Fino ad ora abbiamo visto come

  • Avere sempre chiara la situazione delle fatture
  • Creare e mandare fatture in modo organizzato e sistematico

Ci rimane da verificare i pagamenti, che purtroppo non avvengono sempre puntuali.

Per farlo vai al foglio di calcolo e visualizza le fatture con stato in ritardo oppure inviata (puoi impostare questo filtro cliccando sull’icona dell’imbuto nell’intestazione accanto a Stato)

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In questo esempio ho 2 fatture

  • Una già inviata, da 3660€
  • Una in ritardo, da 1708€

Per controllare mi basta aprire l’internet banking e se vedo che sono pagate cambio lo stato in ‘Pagata’.
Altrimenti è tempo di mandare dei solleciti.

Nella pratica negli anni ho sempre usato questi 2 tipi di solleciti

  • Dopo 1 settimana di ritardo: quello amichevole
  • Dopo 2 o 3 settimane di ritardo: quello non così amichevole

Ecco il modello del mio sollecito amichevole. Anche qui ogni volta copio e incollo senza dover riscriverla.

Ciao [Nome cliente]
La fattura numero 2017-3 non mi risulta pagata (vedi email precedente). Puoi fare un controllo con l’amministrazione? Grazie
Giacomo

In questa dai per scontata la buona fede. Per comodità di tutti rispondi direttamente alla email precedente in cui avevi già allegato il documento della fattura.

Dopo che hai inviato il sollecito cambia lo stato della fattura in Ritardo. Magari metti anche una nota per ricordarti che hai già mandato un sollecito (vedi esempio)

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Qui sotto invece ti metto un esempio non così amichevole. Che per fortuna ho dovuto inviare solo 2-3 volte in 5+ anni.

[Nome cliente]
Questo è il secondo sollecito per la fattura numero 2017-03. Se non viene saldata entro [METTI DATA ULTIMA, ES. 2-3 GIORNI DA QUANDO SCRIVI] dobbiamo sospendere i lavori come da contratto.
Giacomo

Questa email ha funzionato solo quando avevo un contratto a cui ancorarmi. Agli inizi della mia carriera quando non usavo preventivi scritti bene in chiaro ho vissuto un po’ di situazioni che sono finite male. Se vuoi una guida per impostare un contratto Augusto ne ha scritta una qui.

Già che stiamo parlando di pagamenti che non arrivano due consigli al volo:

  • Fatti pagare sempre un anticipo a inizio lavori
  • E’ meglio farti pagare 5 fatture da 1000€ che una da 5000€. O per dirla in modo più generale: se hai progetti che durano più di un mese assicurati di avere pagamenti intermedi.

Abbiamo finito la parte dei soldi che entrano.

Ora ci tocca rendicontare quelli che escono dal conto.

Quest’ultima parte è molto più veloce da spiegare. Fai un altro respiro profondo e… iniziamo 🙂

Rendicontare i soldi che escono

Questa attività l’ho divisa su 2 livelli

  • Livello base: fai fare al commercialista
  • Livello avanzato: fai la cosiddetta riconciliazione bancaria

Decidi tu, insieme al commercialista, come ti trovi meglio e cosa preferisci.
Il vantaggio del livello avanzato è che ti permette di sapere sempre quanto stai effettivamente guadagnando, e quindi ti da anche un’idea un po’ più precisa di quanto dovrai pagare in tasse.

Livello base: fai fare al commercialista

Questo è il metodo che ho fatto i primi anni. Semplicemente ti basta avere

  • Un bel raccoglitore, io usavo di quelli con buste trasparenti per vedere sempre facilmente il contenuto 🙂
  • Un commercialista di fiducia

Se segui questa strada devi solo:

  • Avere sempre a portata la tua Partita IVA, per farti intestare le fatture quando compri qualcosa di persona
  • Quando compri online, stampare le email di ricevuta o ancora meglio andare sul sito del venditore dove spesso puoi specificare un indirizzo e la Partita IVA per la fatturazione

Fai questo sistematicamente al momento di ogni acquisto lavorativo e sarai a posto. Ora ti basta raccogliere queste ricevute in 12 buste (una per mese, per comodità e chiarezza) e quando il commercialista te le chiederà le potrai scansionare e/o portare a mano.

Bonus tip: io ho sempre usato anche una busta numero 13, in cui mettevo le spese che non ero sicuro di poter “contare come spese lavorative” (questo piaceva molto al mio commercialista 🙂

Livello avanzato: fai la riconciliazione bancaria

Ho iniziato a usare questo metodo quando ho iniziato ad avere collaboratori e quindi spese significative. Non potevo più viaggiare nel buio e avevo bisogno di prendere in mano e avere il polso delle spese in ogni momento.

Salta pure alla fine se non vuoi usare questo metodo.

Vuoi farlo? Allora per semplificarti la vita contabile enormemente partiamo da alcuni requisiti:

  • Avere un conto separato per il lavoro
  • Fare tutte le spese lavorative con una carta di credito collegata a questo conto

Premesso questo, nello stesso foglio di calcolo che condivido qui sotto, troverai una nuova scheda fatta così:

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Ora una volta al mese (o anche più raramente) ti basta aprire l’internet banking e ricopiare ogni movimento in uscita che vedi:

  • Riportando data e importo
  • In Descrizione puoi mettere una nota per chiarire che spesa è a te e al commercialista
  • Ricevuta? È una colonna che puoi usare per sapere se hai già recuperato e stampato la fattura (nell’esempio puoi vedere che mi sono fatto una nota per recuperare online la fattura relativa al viaggio in treno)
  • Aliquota IVA dipende dal tipo di spesa. Di solito è specificato nella ricevuta, altrimenti ti conviene lasciarlo vuoto e farlo riempire dal tuo commercialista.
  • Importo senza iva è calcolato automaticamente e serve per avere un resoconto (puoi ignorarlo)

Come per le entrate, se sei nel regime dei minimi o forfettario puoi ignorare la parte relativa all’IVA. E c’è un foglio Excel ad-hoc per la tua situazione.

Se fai questa riconciliazione delle spese regolarmente, potrai sempre andare nella scheda del resoconto e vedere informazioni utili come:

  • Quanto hai guadagnato fino ad oggi
  • Che profitto prevedi (in base a nuovi lavori)
  • Quanto devi tenere sul conto lavorativo per pagare le spese e l’IVA

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E questo è tutto per oggi!

Come va? Puoi tornare a respirare ora!

Se ti sembrano tante cose… è solo un’impressione 🙂

Le puoi fare tutte velocemente e tutte concentrate il solo Giovedì pomeriggio invece che un po’ ogni giorno.

Per partire in velocità iscriviti qui sotto per ricevere una checklist con i passi da fare e il foglio Excel già pronto.

Fai una super buona giornata!

Giacomo

Autore: Super Jack

Per lavoro mi diverto a creare corsi di formazione online. Quando non lavoro mi perdo in queste attività: videogiochi, giochi di società, improvvisazione teatrale e crescere un neonato :)