Passi le giornate pensando ai preventivi? Svolta con il Giovedì Burocratico [Parte 1]

Se sei un freelance puoi dividere le tue attività in:

• Il lavoro vero e proprio
• Il lavoro burocratico: che poi include amministrazione e gestione commerciale della tua attività

Quanto tempo passi nella prima VS seconda categoria?

Quando ero freelance ho vissuto svariati anni di delirio in cui:

• ogni giorno ero distratto dalla preparazione di un preventivo (per cui spendevo troppo tempo)
• ero super-stressato mentre aspettavo una risposta
• buttavo via ore di tempo a parlare con potenziali clienti che non sarebbero mai diventati veri clienti

Poi finalmente dopo anni di delirio e stress sono riuscito a organizzarmi. Finalmente spendevo gran parte del tempo a fare il mio “lavoro vero”.

Di fatto la svolta è arrivata quando ho deciso che avrei gestito tutti gli aspetti amministrativi e commerciali SOLO il giovedì pomeriggio.

Invece di perdermi durante la settimana a preparare preventivi, sollecitare pagamenti o altro, avevo un punto fisso nella settimana.

Dovevo fissare un incontro per discutere un nuovo progetto? Mi rendevo disponibile solo di Giovedì mattina.

Quando preparare quel preventivo? Giovedì pomeriggio.

C’era da mandare, pagare, controllare fatture? Giovedì.

Insomma… tutte le attività che fino ad allora mi avevano sbrindellato le giornate le raggruppavo in un momento preciso della settimana.

E facendole tutte insieme, una in fila all’altra, ero molto più efficiente e veloce. Quasi mi piaceva farle (!!!).

Possibile obiezione:

Sì tutto tanto bello. Ma i preventivi che mi ha chiesto quel cliente che mi sembrava così entusiasta e pronto a partire?? Così lui andrà con altri freelance più veloci a rispondere…

Forse dipende dal campo in cui lavori. Nel mio settore (web design di medio-alto livello) questo punto non è mai stato un problema. D’altra parte i clienti dovevano spendere diverse migliaia di euro a progetto e non improvvisavano mai la scelta.

Inoltre rilassare i tempi fin dall’inizio è un ottimo modo per stabilire le distanze e un regime di comunicazione sostenibile (questo argomento meriterebbe un altro articolo).

Vuoi provare anche tu il Giovedì burocratico?

Qui ti spiego come mi ero organizzato, con tanto di email e template che puoi copiare e adattare alla tua attività.

Durante la settimana: archivia subito le email “burocratiche”

Per funzionare il sistema ha bisogno di “scatole” che riempi durante la settimana.

E che svuoti di Giovedì.

Queste scatole nel mio caso sono email con etichette speciali.

• Tutte le email che hanno a che fare con fatture, pagamenti etc. le etichetti come [amministrazione] e poi le archivi immediatamente. Le riguarderai Giovedì prossimo.
• Idem per quelle che riguardano offerte, preventivi e cose commerciali. Assegna l’etichetta [commerciale] e archivia fino a Giovedì.

Se serve, prima di archiviare, manda 2 righe di risposta al mittente per fargli sapere che risponderai Giovedì – così gli darai comunque un segnale e una data certa di risposta.

Il giovedì: segui una lista di cose da fare predefinita

Quando arriva il momento fatidico, non improvvisare ogni volta da capo le cose da fare: preparati una checklist con i passi da fare.

Hai già una cartella lavoro nel computer?

No? Creala subito! 🙂

Sì? Aggiungi un file di testo che si chiama “Giovedì-Burocratico”. Come un automa aprirai questo file quando è ora di lavorarci e lo seguirai passo passo.

File aperto? Ottimo. Ora scrivi:

• Gestione Commerciale: in cima alla prima pagina
• Gestione Amministrativa: in cima alla seconda pagina

Ora andremo a riempirle con istruzioni da seguire e blocchi di testo da ri-usare per non “ri-partire sempre da capo”.

Come gestire la parte commerciale

Riprendi tutte le email con l’etichetta commerciale e affrontale una ad una. Le attività dovrebbero essere di 3 tipi:

1. Scremare le opportunità in entrata
2. Creare preventivi e offerte
3. Chiudere i preventivi in sospeso (nel bene o nel male)

Qui ti metto consigli per gestire al meglio ognuna di queste 3 attività.

Consiglio #1: Screma subito le nuove opportunità

All’inizio della mia carriera perdevo tanto, troppo, tempo a parlare con potenziali clienti per ore. Poi spendevo ore a preparare un preventivo che non veniva nemmeno guardato veramente (a parte la riga importo totale).

Altre volte non arrivavo nemmeno al preventivo ma perdevo comunque tempi in incontri preliminari dove il potenziale cliente non aveva le idee abbastanza chiare del risultato che voleva ottenere.

La soluzione?

Qualificare i prospetti con un set di domande sempre uguale.

Come?

A ogni email che ti arriva con una nuova richiesta rispondi con una lista di domande sempre uguale.

Ovviamente puoi adattarle al volo, ma l’importante è non andare in riunioni o altro prima di avere le risposte dal potenziale cliente.

La mia email era su questa falsariga:

Ciao [nome cliente]

Grazie per avermi scritto.

Il prossimo passo per me è capire meglio la tua richiesta. Ecco alcune domande:

• qual è l’obiettivo del progetto? come facciamo a sapere se raggiungiamo il risultato?
• la tua aspettativa di spesa è di almeno 3’000€?
• quando vuoi iniziare?

Una volta che hai avuto modo di rispondere possiamo sentirci al telefono per arrivare a un’idea più precisa del progetto e del preventivo.

A proposito ti anticipo che sono disponibile questo giovedì tra le 15 e le 17 oppure quello dopo tra le 11 e le 17).

Compito da fare: copia e incolla questa email nel tuo file di testo. E adattalo alla tua situazione.

Quando la adatti tieni presente alcuni punti importanti:

• Fagli scrivere qualcosa di qualitativo come l’obiettivo. I più diligenti ti allegheranno un documento di progetto (ottimo segnale). I clienti da evitare ti risponderanno con 2 parole elusive e poco chiare.
• Metti una cifra minima sotto la quale per te non ha senso andare a priori. Così da eliminare subito chi non ha budget.
• Fatti dare un’idea dei tempi/timeline
• E infine anticipa il prossimo passo e una tua disponibilità, per chiarire che non gli stai facendo perdere tempo ma anzi hai tutto organizzato in un processo

Consiglio #2: Non ripartire sempre da capo con i preventivi

Un altro errore che facevo spesso era partire ogni volta da zero, o quasi, con la preparazione delle “offerte/preventivi”.

La realtà che ho scoperto negli anni? Non erano così fondamentali e di certo non meritavano tutte quelle ore e quello stress.

La soluzione che ti consiglio è di tenere  un file di testo con dei blocchi da copiare e incollare in cui spieghi e descrivi le attività che ripeti più spesso.

Ogni volta che dovevo preparare una nuova offerta aprivo questo documento e partivo copiando e incollando svariate sezioni. Spesso le adattavo leggermente.

Ovviamente a volte poi creavo sezioni da zero. Spesso in questo caso poi le ricopiavo come un nuovo blocco nel documento “mastro”. Così offerta dopo offerta diventavo sempre più veloce ed efficace.

Compito da fare: prendi un preventivo recente e ricopia nel documento di testo alcune parti che pensi di poter ri-usare in futuro.

Ti consiglio di mettere come minimo:

• Un blocco che spiega il tuo metodo di lavoro
• Un blocco per chiarire canali e modalità di comunicazione (orari di lavoro inclusi)
• Qualche blocco legato ai prodotti che offri più spesso

In ogni caso non perderti a fare il “documento perfetto” subito. Spendi 10-15 minuti per fare l’impostazione e poi aggiornalo nel tempo a partire da “preventivi reali”.

Consiglio #3: chiudi i preventivi in sospeso con questa email “da robot”

Quest’ultimo consiglio è legato a un’altra fonte di stress: i preventivi in sospeso. In ogni momento ne avevo sempre almeno uno su cui aspettavo la fatidica risposta.

Risposta che a volte non sarebbe mai arrivata o che si sarebbe fatta aspettare per settimane.

Come risolvere questo problema?

Poi ogni giovedì ripercorri la lista delle offerte in sospeso, guardando le email con l’etichetta [commerciale]. Quando vedi una offerta per cui è passato abbastanza tempo senza nessuna risposta, manda questa email magica:

Ciao [nome cliente],

Non ho sentito niente da te riguardo questa offerta per cui immagino tu abbia cambiato priorità o direzione.

Fammi sapere se posso essere di aiuto in futuro

Giacomo

Questa email l’ho copiata da questo sito inglese e provoca una risposta immediata o quasi il 90% delle volte. Risposta che può essere

• “Ok grazie” – in questo caso almeno hai chiarito che l’offerta non va bene. Volendo puoi chiedere perché per imparare. E la cosa buona è che non ci devi più pensare.
• “Aspetta!” – succede spesso. Qui di solito ti spiegano la situazione e ti danno una data entro cui riescono a darti una risposta. O ti fanno una domanda che li trattiene dall’approvare l’offerta.
• Nessuna risposta – non succede quasi mai… ma se anche fosse almeno lato tuo hai chiuso mentalmente il caso e puoi andare oltre!

Compito da fare: ricopia questa email in fondo alla sezione commerciale del tuo documento. Adattala… ma non troppo! Perché funzioni è importante che:

• Tenerla fredda, breve e distaccata
• Non fare domande o richiedere una risposta

Seguendo questi consigli dovresti riuscire a gestire la parte commerciale della tua attività con efficienza e senza stress – pur raggiungendo gli stessi (o migliori) risultati.

Ovviamente questo non ti aiuterà a creare nuove opportunità (il marketing è un altro capitolo). Detto questo, passiamo ai numeri!

Come gestire meglio la parte amministrativa

Ora, se non l’hai già fatto, è il momento di passare all’azione.

Perché non serve a niente leggere guide online (o offline!) se poi non le metti in pratica!

Vuoi un aiuto da casa?

Fai una super buona giornata!

Giacomo