“La tua mail dev’essermi sfuggita, puoi rimandarmela per favore?”
“Ho mille mail arretrate da smaltire, devo trovare un attimo per mettermi lì a spulciarle”
Durante le vacanze di Natale mi è capitato di buttare l’occhio sulla casella email di mio padre e mi è caduta la mascella:
Se lavori nel campo del digitale forse hai già sentito parlare di inbox zero (in certi ambienti è diventato addirittura un’ossessione). Non so com’è però ancora mi capita spesso di vedere caselle di posta gestite in modo caotico e palesemente fuori controllo.
Ma cosa significa inbox zero?
“riprendere il controllo della tua casella di posta, della tua attenzione e della tua vita. Quello “zero”? Non riguarda quanti messaggi sono nella posta in entrata ma piuttosto quanto del tuo cervello sta lì dentro. Soprattutto quando non vorresti che fosse così.”
Merlin Mann – la persona che ha coniato il concetto di inbox zero
Il significato più autentico di inbox zero ha a che fare con un rapporto più sano e meno compulsivo con la propria casella email che troppo spesso controlliamo ogni minuto distraendoci continuamente da quello che stiamo facendo. Al riguardo Giacomo ci racconta le tecniche che usa per disintossicarsi da questo tipo di abitudine.
Poi però c’è un tema più pratico: come si fa a tenere una casella ordinata e organizzata, in modo da evitare che niente si perda per strada ed eliminare quella brutta sensazione che ci sia qualche comunicazione o qualche richiesta in attesa di una nostra risposta, nascosta da qualche parte?
Oggi vi racconto 3 tecniche per raggiungere la mitica inbox zero:
- La prima è basilare – iniziare ad archiviare la posta
- La seconda è intermedia – scopri lo snooze
- La terza è avanzata – come tenere la posta sincronizzata su più device
1. Alla base di inbox zero: archiviare le mail
Usare la mail è purtroppo qualcosa che spesso nessuno ci ha insegnato. Altrimenti avremmo scoperto subito cos’è la inbox, a cosa serve e soprattutto come si archivia la posta.
La inbox della nostra casella di posta elettronica – letteralmente la posta in entrata – è l’equivalente digitale di una casella di posta reale.
Quando la mattina uscendo di casa trovi della corrispondenza nella buca delle lettere, cosa fai?
Prendi le buste, le apri, leggi, la maggior parte le butti, altre le metti nella borsa per ricordarti di rispondere. La casella rimane vuota e pronta per ricevere qualcosa di nuovo nei giorni successivi.
Quello che sicuramente NON FAI è leggere le comunicazioni arrivate e poi rimetterle nella buca delle lettere! Se così facessi ti troveresti nel giro di poche settimane la casella piena di cose inutili mischiate a poche comunicazioni importanti perse in quel marasma.
Eppure questo è esattamente quello che succede nella casella email della maggior parte delle persone che conosco.
La inbox della tua casella email, dovrebbe essere il posto dove arrivano i nuovi messaggi in attesa di essere processati e che viene pulita e svuotata regolarmente (circa ogni giorno).
Inbox zero = tutto in ordine, posso dedicare la mia attenzione alle cose veramente importanti! (però senza esagerare e diventare compulsiva).
Ma come si fa a svuotare la inbox ed arrivare a inbox zero?
Tutti i messaggi che ci arrivano in casella possono essere suddivisi in 4 grandi categorie:
- mail inutili (newsletter non interessanti, spam o altro)
- cancella o archivia senza nemmeno leggerle
- mail con informazioni utili che non necessitano di una risposta
- leggi e archivia
- mail a cui puoi rispondere con un paio di righe
- se è il momento giusto leggi, rispondi al volo e archivia
- se non è il momento giusto vedi sotto (e scopri lo snooze)
- mail a cui devi rispondere con una mail più lunga o che richiedono una tua azione precedente (es: fare un preventivo)
- flagga/contrassegna come importante e lascia in inbox*
- oppure scopri come fare lo snooze
* Mi raccomando, ricordati di contrassegnare come importanti i messaggi che necessitano una tua azione/risposta, così non si confonderanno con i nuovi messaggi che scaricherai dopo pochi minuti.
cosa significa archiviare la posta?
Ormai da tempo Gmail e i principali servizi di posta elettronica consentono di archiviare i messaggi di posta.
I dubbi di mio padre quando gliene ho parlato erano comprensibili:
“Riuscirò a recuperarli in futuro quei messaggi in caso mi servissero?”
“Se faccio una ricerca vengono inclusi nei risultati forniti?”
Assolutamente sì e sì!
I messaggi archiviati NON vengono cancellati, vengono semplicemente spostati nella cartella “archivio” e lì rimangono nel tempo, disponibili e ricercabili come se fossero nella inbox.
Semplicemente ce li siamo tolti dai piedi e li abbiamo messi dove – presto o tardi – ogni email dovrebbe essere stare. Archiviata per il futuro.
Meglio archiviare o cancellare?
Io di base tendo ad archiviare sempre e non cancellare mai, anche perché ormai i filtri antispam di Google sono così efficienti che le cose veramente inutili – che certamente meriterebbero di essere cancellate – non le vedo nemmeno più: rimangono sepolte nella casella della posta indesiderata.
In più Gmail – e ormai anche tutti gli altri servizi mail – danno a disposizione una quantità di spazio virtualmente illimitato quindi è quasi impossibile avere bisogno di fare spazio perché la casella è troppo piena.
2. Inbox zero con la scorciatoia: lo snooze delle email
Se hai seguito le indicazioni sopra, a questo punto la tua inbox dovrebbe essere abbastanza snella e, una volta processata, dovrebbe contenere soltanto i messaggi importanti e contrassegnati che aspettano una tua risposta o una tua azione. Tutto il resto è stato archiviato (o cancellato).
Ci siamo quasi ma ancora non siamo ad inbox zero.
A seconda dei casi nella tua casella potrebbero esserci 5-10 o addirittura 20 messaggi contrassegnati che necessitano di una tua azione:
Spesso però quando abbiamo davanti la posta non è il momento giusto per rispondere o per scrivere quel preventivo che mi impedisce di archiviare quel messaggio.
I motivi possono essere vari: magari perchè oggi ho tutta la giornata impegnata da appuntamenti oppure perché mi manca ancora un’informazione fondamentale che – so già – non avrò fino a lunedì prossimo.
Questi messaggi non sono altro che continui reminder di fare cose…che ancora non posso fare. Non sarebbe bello levarseli di torno, almeno per il momento?
Però se mi limitassi ad archiviarli il rischio di perderli per strada sarebbe altissimo…
benvenuto snooze!
In molti client di posta di nuova generazione c’è una funzione magica che ci consente di fare lo snooze delle email.
Se al mattino fai fatica ad alzarti come me sai esattamente cosa vuol dire “fare snooze”. E’ quella funzione della sveglia che ti consente di rimandare momentaneamente la suoneria e concederti altri 8 minuti di relax.
Lo snooze delle mail permette di fare qualcosa di simile: dire al client di posta, “toglimi di torno questa mail fino a martedì prossimo”, oppure “fino a domattina alle 9.00” (ad esempio).
Il messaggio scompare dalla inbox (e finisce in una cartella dedicata) fino a quando non sarà il momento giusto per prendersene cura. A quel punto ricomparirà magicamente nella nostra inbox.
Bello, no?
Archiviando selvaggiamente e usando lo snooze con un po’ di criterio puoi riuscire facilmente ad arrivare ad inbox zero e goderti la bella sensazione di non avere messaggi in sospeso.
3. Inbox zero on the go: la posta sullo smartphone
Qui le cose si fanno un po’ tecniche quindi se non ti senti un po’ geek, salta questa sezione.
Premetto che in questo articolo non voglio affrontare il tema se sia opportuno controllare la posta da mobile quando si è in giro. Ne riparleremo in futuro.
Ammettiamo però che tu abbia questa esigenza e che tu voglia controllare la posta da mobile, oltre che ovviamente anche dal PC.
Finché sul PC controlli la posta via browser, ad esempio andando con Chrome su gmail.com o su hotmail.com, nessun problema. La posta che vedi sullo smartphone è sempre identica a quella che vedi via browser su PC.
Ma se invece su PC scarichi la posta da un client come Outlook (Windows/Mac) o Mail (Mac) iniziano i problemi.
Potrebbe succedere che la tua organizzatissima inbox su PC sia diversa da quella visibile sullo smartphone. Peggio: la posta scritta e inviata da client su PC non compare nella posta inviata su smartphone. Addirittura alcuni messaggi potrebbero essere solo sul PC, mentre altri solo sullo smartphone. Aiutooooo!!
Perché succede questo delirio e come si può evitare?
Devi sapere che ci sono due tecnologie possibili per consentire allo smartphone e al PC di controllare la posta.
Una si chiama POP, l’altra IMAP.
La tecnologia POP funziona così: un device (può essere lo smartphone, il tablet o il PC) si collega al server di posta, guarda se ci sono nuovi messaggi, in questo caso li scarica in locale e poi li cancella dal server.
Quindi se usi POP dal pc i nuovi messaggi vengono SCARICATI sul PC e se 5 minuti dopo provi a guardare la posta dallo smartphone quei messaggi non li vedrai (perché sul server sono stati cancellati 5 minuti prima!), rimarranno solo sul PC.
Non solo: se per caso ti capita di perdere il tuo PC (perchè rotto o rubato) tutto lo storico della tua mail andrà perso con esso!
IMAP è una tecnologia più moderna ed è il protocollo giusto per controllare la posta con apparecchi diversi ed averli tutti perfettamente sincronizzati.
Se un PC si collega al server di posta via IMAP, scarica i nuovi messaggi ma non li cancella dal server, in modo che poi lo smartphone possa trovarli anche lui.
Non solo: ogni volta che un device scarica i nuovi messaggi, la casella di quel device viene sincronizzata con eventuali azioni che sono successe sugli altri device.
Quindi se sposto o archivio dei messaggi dallo smartphone, la prima volta che mi collego da PC quei messaggi saranno spostati/archiviati anche su PC.
Morale: a parte rari casi configura tutti i tuoi device per accedere alla tua casella di posta via IMAP. Eviterai brutti mal di testa e tutto sarà sempre perfettamente sincronizzato fra i diversi device.
Come si fa? Ormai quasi tutti i servizi di posta elettronica ti permettono di scegliere se usare POP o IMAP. Segui le istruzioni del tuo provider e scegli sempre IMAP.
importante: come passare da pop a imap
Se il tuo client di posta è configurato via POP e vorresti passare ad IMAP fai molta attenzione per evitare di perdere la tua posta precedente.
Nel tuo client di posta segui questa procedura:
- Crea un nuovo account che si colleghi alla tua casella ed utilizzi IMAP
- Verifica che tutto funzioni e che tutta la posta precedente sia visibile
- Solo quando sei perfettamente sicura cancella il vecchio account POP
Per sicurezza ti consiglio di fare un backup prima di questa operazione delicata.
Per finire
Ti ho raccontato le mie 3 tecniche migliori per tenere la mail più organizzata e se anche tu fino ad oggi tenevi lo storico di tutta la tua posta nella inbox ti consiglio di iniziare dalla prima.
Inizia da oggi ad archiviare le mail, una volta smaltite. Si tratta di un primo importante passo verso un sistema più razionale che ci permette di essere più sereni una volta chiuso il PC. Sicuri che non c’è niente di importante ed urgente che necessita di una risposta, perso nei meandri della nostra inbox.
Buona Super Giornata!
P.S. Se stai cercando un buon client di posta per Mac è appena uscito Spark che è davvero ottimo e, tra le altre cose, consente anche di fare anche lo snooze.