Come gestire l’ansia delle troppe cose da fare con la tecnica del Kanban

L’ansia da lavoro che ci viene quando ci sono troppe cose da fare si manifesta in tanti modi:

  • sentirci sempre di corsa senza poterci mai fermare un attimo
  • la paura che non ce la faremo a stare dietro a tutto
  • la sensazione che qualcosa ci stia sfuggendo di mano, che ce la siamo dimenticata (e la coseguente paura che ce ne ricorderemo quando sarà troppo tardi)
  • il senso di colpa perché ci sembra di non stare facendo abbastanza

La lista delle cose da fare si allunga sempre di più e ho la sensazione che le cose mi sfuggano di mano.   Di base sento di non sapere come fare a stare dietro a tutto.

In più ho la testa sempre occupata: qualunque cosa stia facendo è come se in testa ci fosse il nastro della lista delle cose da fare che continua a girare senza darmi tregua.  Perfino quando dormo mi capita di sognare il lavoro!

Anna F.

Quindi la domanda: ci sono delle tecniche per gestire tanti progetti senza ansia e senza perdere la chiarezza?

Una tentazione in questi casi è di cercare di fare tante cose insieme, lavorare in multi-tasking, ma se hai provato il test, probabilmente hai scoperto che non funziona.

Ti presento il Kanban

Ci viene in soccorso invece un’antica tecnica giapponese pensata per preservare l’esperienza dei visitatori degli antichi giardini imperiali: il Kanban.
Se hai presente la pace e la tranquillità di quei luoghi puoi facilmente immaginare come quella sensazione andrebbe totalmente persa in presenza di masse incontrollate di visitatori.

giardino zen giapponese calma tranquillità pace
uhhh…che pace mi sto già rilassando

Così i nostri amici nipponici si sono inventati il metodo Kanban. Letteralmente Kanban significa “cartellino” perché è questo strumento alla base del metodo.

Entrare nei giardini imperiali è gratuito ma ci vuole un cartellino, questi sono disponibili all’ingresso, ma in numero limitato. Il visitatore arriva prende un cartellino, lo porta con sé durante la visita e una volta finito lo riconsegna all’ingresso.   Si tratta di un metodo semplice per evitare che una massa troppo grande di visitatori rovini il giardino (e l’esperienza degli altri presenti).

kanban cartellini giardino giapponese

Tornando a noi, non sarebbe fantastico se ci fosse un metodo simile per limitare l’accesso alla nostra mente per l’ansia e la confusione derivanti dalle mille cose da fare?

Come il Kanban Personale ci può aiutare a gestire il nostro lavoro

Il Kanban Personale è un metodo per visualizzare, organizzare e completare il lavoro.
Si tratta semplicemente di gestire le cose da fare organizzandole in 3 liste: da fare, in corso fatte.

Per lavorare con le liste il metodo consigliato è quello di usare i post-it e applicarli su una lavagnetta, oppure all’interno di 3 aree tracciate sul muro con dello scotch di carta.

Tutto qui?  Quasi.  Scommetto che anche tu ti segni da qualche parte l’elenco delle cose da fare.  Magari ne hai anche più di uno.  E che differenza c’è tra una semplice to-do list e il Kanban personale?

kanban personale demo

La differenza sta nei due principi alla base del Kanban personale:

  1. visualizza il tuo lavoro
  2. limita il lavoro in corso

Visualizza il tuo lavoro

Usare dei post-it in un luogo ben visibile per elencare le cose da fare aiuta ad eliminare quella sensazione di smarrimento.  Il lavoro non è più un mostro a nove teste ma un oggetto finito e delimitato.  Sappiamo sempre che tutto quello che dobbiamo fare sta lì. È tutto sotto controllo e non c’è bisogno di ripassarlo continuamente anche mentre stiamo facendo altro (magari cucinando o parlando con un amico).

Non solo: facendo una semplice to-do-list rischiamo di concentrarci tanto su tutto quello che c’è da fare, perdendo di vista una cosa importante: tutte le cose che abbiamo già fatto!  Avere uno spazio in cui visualizzare i nostri risultati giornalieri e settimanali aiuta parecchio a sentirci più soddisfatti ed elimina quella fastidiosa sensazione di aver faticato tanto ma combinato poco.

Limita il lavoro in corso

C’è un dettaglio fondamentale del metodo Kanban che ancora non ti ho svelato.  La lista dei lavori in corso (quelli che stai svolgendo in questo momento) è piccola piccola, può contenere un numero massimo di 1 elemento.

Ti ho già ripetuto tante volte come lavorare in multitasking non funzioni, ma per convincerti ancora di più prova a pensare ad una autostrada.

senza kanban personale ecco cosa succede quanto ci sono troppe cose da fare in contemporanea

Più macchine sono presenti e più ci avviciniamo alla capienza massima dell’autostrada.  Ovviamente più ci avviciniamo alla capienza massima, più andranno lente tutte le macchine presenti, fino a fermarsi completamente.

Fare entrare quella moto nella foto è come accettare di incastrare ancora un altra telefonata di 5 minuti in una giornata già dedicata ad altro.  Risultato?  Cercando di fare tutto non riuscirai a finire niente e il nostro cervello ODIA le cose lasciate a metà (e ci punisce per questo con ansia e preoccupazione)

Restando nella metafora il Kanban Personale ti aiuta a far entrare una macchina alla volta in autostrada e farla correre alla massima velocità possibile.

Pensa alla goduria di poter affrontare una cosa, poterti concentrare solo su quella senza la paura di starti perdendo altro (è tutto sotto controllo), completarla e spostarla fra le cose fatte.  Lentamente accumulare le cose svolte e poterle vedere, anche nei giorni successivi, per ricordarti dei risultati che stai raggiungendo.

Come fare per iniziare

Iniziare con il tuo Kanban personale è semplice:

  1. Procurati dello scotch di carta e traccia sul muro 3 zone: da fare, in corso, completate.  In alternativa puoi scaricare qui la tua lavagnetta Kanban da stampare
    Screen Shot 2016-08-30 at 16.35.14

  2. Procurati dei post-it e fai l’elenco delle cose da fare.
    Un’attività “degna” di essere elencata idealmente è un’attività che per essere svolta richiede dalla mezz’ora all’intera giornata.  Attività più piccole possono essere aggregate con altre (ad es: rispondere alle email in attesa), attività più grosse meglio spezzarle in sotto attività e segnare ciascuna di esse su un post-it
  3. Stabilisci il tuo limite alle attività in corso (per iniziare ti consiglio con 1 o 2 attività insieme).
  4. Pianifica il lavoro, aggrediscilo e mano a mano trasporta i tuoi post-it da sinistra verso destra.

Tecniche avanzate: come creare un sistema perfetto per TE

Il bello del Kanban è che si tratta di un sistema flessibile e una volta capiti i principi alla base puoi adattarlo al tuo modo di lavorare.

Ad esempio puoi decidere di aumentare a 2 o 3 il numero di attività massime da affrontare in contemporanea. Non esagerare però altrimenti la tua “autostrada” si intaserà e lavorerai meno bene.

Puoi scegliere di usare post-it di colore diverso per tipi di lavoro differente (o progetti diversi).

Puoi aggiungere una colonna o due come “da fare oggi” e “in attesa” e ordinare online la tua lavagnetta Kanban:

lavagnetta per il kanban personale

Oppure puoi scegliere di usare un quaderno, invece di una lavagna (anche se forse è troppo piccolo per lavorarci bene):

il kanban personale su quaderno
il kanban personale su un antico dispositivo mobile: un quaderno!

Puoi perfino usare uno strumento digitale, come Kanban Flow invece dei post-it (se sei un nerd come me è ottimo perché ti permette di tenere il tempo del tuo lavoro integrandosi con la Tecnica del Pomodoro)

uno strumento digitale per il tuo kanban personale
una plancia di comando digitale per il tuo lavoro

Il bello però della versione fisica del Kanban Personale (lavagnetta o nastro a parete) è che sarà fisicamente difficile trasportare il tuo Kanban a casa (senza perdere metà dei post-it attaccati) e  questo ti aiuterà a lavorare in ufficio e non portarti lavoro e preoccupazioni a casa.

Buon super lavoro!

Autore: Augusto Pirovano

Tecnicamente sono un Bocconiano anche se di economia mi sono occupato veramente poco. Amo progettare esperienze, giochi, scrivere codice e cucinare. La mia missione: preparare la pasta al pomodoro definitiva.