Finivo le giornate con la sensazione di non essermi fermato un attimo… eppure non avevo fatto niente di importante.
Capita anche a te di fare tante cose senza fare veri progressi?
Magari perché:
- hai solo reagito e fatto le cose più urgenti che ti sono arrivate per telefono ed email, inseguendo scadenze
- e dall’altro lato hai trascurato le cose importanti per cui nessuno ti ha pressato
I miei colleghi Augusto e Matteo di recente ti hanno portato in Giappone con il Kanban e il Kakebo. Io ora ti porto in America, per la precisione dal 34esimo presidente USA Eisenhower e dalla sua matrice.
E’ una semplice matrice in cui puoi scrivere le cose da fare in base all’importante e all’urgenza. E’ fatta così:
La prossima volta che fai la lista delle cose da fare per un progetto o anche solo per la giornata prova a incasellare i “to do” dentro a questa matrice.
Poi rivedi ogni “to do” alla luce dei consigli scritti qui sotto e ti aiuterà a pianificare meglio il tuo lavoro.
Se vuoi un supporto extra per fare questo esperimento in fondo alla pagina puoi scaricare il template in A4 stampabile della matrice e ricevere email di supporto extra.
Ora vediamo qualche consiglio per ogni quadrante…
Importante e non urgente: pianificalo!
Questo quadrante è quello in cui cerco di spendere il più tempo possibile. Decidi quando fare cose importanti e non urgenti un giorno per l’altro o comunque in anticipo – o altrimenti non le farai mai.
Questo perché le cose importanti sono anche quelle più difficili da fare e iniziare (almeno per la mia esperienza, perché sono meno definite e senza pressioni).
Un consiglio: blocca questo momento sul calendario come se fosse una riunione con te stesso. Prova a farlo la mattina come prima cosa prima di essere travolto dagli eventi quotidiani.
Importante e urgente: il tipo di lavoro che ti viene a trovare lui da solo…
Questo tipo di attività lo stai già facendo altrimenti saresti già senza lavoro! Non ho molto da aggiungere.
Solo magari chiediti perché è diventato urgente? Potevi evitare che lo diventasse? E nel caso impara la lezione per la prossima volta.
Non importante e urgente: delega, consolida, riconsidera…
Questo quadrante è terribile. Qui ci finiscono tutte le attività che ti distraggono dai tuoi obiettivi ma che devi fare. Nel mio caso queste attività sono:
- Comprare quei biglietti aerei per Lisbona
- A occhio l’80% delle email a cui rispondo
- Fare quella piccola modifica a quel sito di quel cliente… (sono un web designer di professione)
Prescrizioni per questo quadrante:
- L’ideale ovviamente è delegare queste attività e non pensarci più.
- Se non è possibile: falle tutte insieme nello stesso momento lavorativo. Ti consiglio nei ritagli di tempo prima/dopo pausa pranzo e riunioni.O comunque quando hai meno energia e concentrazione, in fondo alla giornata.
- Per ognuna di queste attività chiediti anche: è veramente urgente? E nel caso la risposta sia no fallo retrocedere all’ultimo quadrante, quello senza speranza 🙂
Non importante e non urgente: puoi scordarti queste cose?
Queste cose da fare? Chiediti di nuovo se devi veramente farle.
Sei sicuro? Sicuro sicuro?
Scherzi a parte, spesso mi trovo a fare cose non importanti e non urgenti che potrei anche non fare.
Nel caso siano legittime vale lo stesso consiglio scritto sopra di consolidarle insieme per momenti di down (o ancora meglio delegarle).
Questo è tutto per la matrice del buon vecchio Eisenhower! Se vuoi provarla registrati qui sotto 🙂