Finivo le giornate con la sensazione di non essermi fermato un attimo… eppure non avevo fatto niente di importante.

Capita anche a te di fare tante cose senza fare veri progressi?

Magari perché:

  • hai solo reagito e fatto le cose più urgenti che ti sono arrivate per telefono ed email, inseguendo scadenze
  • e dall’altro lato hai trascurato le cose importanti per cui nessuno ti ha pressato

I miei colleghi Augusto e Matteo di recente ti hanno portato in Giappone con il Kanban e il Kakebo. Io ora ti porto in America, per la precisione dal 34esimo presidente USA Eisenhower e dalla sua matrice.

E’ una semplice matrice in cui puoi scrivere le cose da fare in base all’importante e all’urgenza. E’ fatta così:

eisenh-matrix

La prossima volta che fai la lista delle cose da fare per un progetto o anche solo per la giornata prova a incasellare i “to do” dentro a questa matrice. 

Poi rivedi ogni “to do” alla luce dei consigli scritti qui sotto e ti aiuterà a pianificare meglio il tuo lavoro.

Se vuoi un supporto extra per fare questo esperimento in fondo alla pagina puoi scaricare il template in A4 stampabile della matrice e ricevere email di supporto extra.

Ora vediamo qualche consiglio per ogni quadrante…

Importante e non urgente: pianificalo!

Questo quadrante è quello in cui cerco di spendere il più tempo possibile. Decidi quando fare cose importanti e non urgenti un giorno per l’altro o comunque in anticipo – o altrimenti non le farai mai.

Questo perché le cose importanti sono anche quelle più difficili da fare e iniziare (almeno per la mia esperienza, perché sono meno definite e senza pressioni).

Un consiglio: blocca questo momento sul calendario come se fosse una riunione con te stesso. Prova a farlo la mattina come prima cosa prima di essere travolto dagli eventi quotidiani.

Importante e urgente: il tipo di lavoro che ti viene a trovare lui da solo…

Questo tipo di attività lo stai già facendo altrimenti saresti già senza lavoro! Non ho molto da aggiungere.

Solo magari chiediti perché è diventato urgente? Potevi evitare che lo diventasse? E nel caso impara la lezione per la prossima volta.

Non importante e urgente: delega, consolida, riconsidera…

Questo quadrante è terribile. Qui ci finiscono tutte le attività che ti distraggono dai tuoi obiettivi ma che devi fare. Nel mio caso queste attività sono:

  • Comprare quei biglietti aerei per Lisbona
  • A occhio l’80% delle email a cui rispondo
  • Fare quella piccola modifica a quel sito di quel cliente… (sono un web designer di professione)

Prescrizioni per questo quadrante:

  • L’ideale ovviamente è delegare queste attività e non pensarci più.
  • Se non è possibile: falle tutte insieme nello stesso momento lavorativo. Ti consiglio nei ritagli di tempo prima/dopo pausa pranzo e riunioni.O comunque quando hai meno energia e concentrazione, in fondo alla giornata.
  • Per ognuna di queste attività chiediti anche: è veramente urgente? E nel caso la risposta sia no fallo retrocedere all’ultimo quadrante, quello senza speranza 🙂

Non importante e non urgente: puoi scordarti queste cose?

Queste cose da fare? Chiediti di nuovo se devi veramente farle.

Sei sicuro? Sicuro sicuro?

Scherzi a parte, spesso mi trovo a fare cose non importanti e non urgenti che potrei anche non fare.

Nel caso siano legittime vale lo stesso consiglio scritto sopra di consolidarle insieme per momenti di down (o ancora meglio delegarle).


Questo è tutto per la matrice del buon vecchio Eisenhower! Se vuoi provarla registrati qui sotto 🙂

Iscriviti alla newsletter

Ricevi guide gratuite, conversazioni illuminanti e contenuti esclusivi riservati agli iscritti.

 

Share This