Come misurare dove spendi il tempo al lavoro (e 3 motivi per cui è un’ottima idea farlo)

Caro freelancer, dimmi a quante di queste domande rispondi sì:

  • Il venerdì pomeriggio ti guardi indietro e non hai un’idea chiara di come hai “speso il tempo” della settimana?
  • A fine mese non sai se stai lavorando meglio o peggio dei mesi precedenti?
  • Quando emetti fattura non sai mai bene quanto stai guadagnando per ogni ora di lavoro? Specialmente se consideri anche le telefonate, i report e i meeting?
  • Da tempo immemore ti ripeti che vuoi fare più promozione e/o diversificare le tue entrate ma non trovi mai il… tempo di farlo?

Quanti sì hai detto?

Tracciare come spendi le ore ti aiuta a rispondere NO a queste domande e, tutto sommato, a fatturare di più con meno fatica.

Box che spiega cosa intendo per tracciare il tempo… nel caso tu non avessi mai provato

Per tracciare il tempo intendo segnarti da qualche parte come spendi il tempo durante la giornata, ora per ora o quarto d’ora per quarto d’ora (senza diventare ossessivi 🙂 )

Ad esempio qui sotto vedi il modo in cui ho speso 41 ore lavorative nell’ultima settimana di Settembre 2015.

Ogni colonna è un giorno della settimana e ogni rettangolo colorato è un’attività che ho fatto. Ogni colore un progetto. Più è alto il blocco, più tempo ci ho speso.

Ebbene sì, al tempo lavoravo ancora il sabato mattina! Stavo uscendo dalla palude di mezzo dei freelance…

Se invece sei tra quelli che tracciano già il tempo, fammi sapere se ti ritrovi nelle ragioni per farlo che elenco e cosa manca all’appello. Con Super Good Life non vogliamo porci come gli unici detentori del sapere ma anzi l’obiettivo è scrivere guide organiche che integrano punti di vista ed esperienze diverse.

Ora nel caso te lo stessi chiedendo… sì, anche se non fatturi “a ore”, questa guida ti può essere utile. In particolare se hai difficoltà a investire in attività che non pagano subito come la ricerca di nuovi clienti per la tua attività.

Sì ma… è uno sbatti gigante!

Questa è la prima reazione all’idea di tracciare il tempo quando ne parlo con altri freelance.

Specialmente se in passato hai provato e poi abbandonato questa pratica, hai ben chiaro che non si tratta esattamente di un bel… passatempo.

Tutt’altro.

Però se questa è la tua situazione ti vorrei invitare a provare di nuovo.

Infatti è probabile che tu ti sia fermato solo perché non lo trovavi utile… e non ti era utile perché non riguardavi quasi mai i numeri e quindi dopo un po’, giustamente, hai deciso che non ne valeva la pena.

Per dare un senso a questa attività e non demoralizzarsi subito tieni a mente queste 3 mentalità:

  1. Non vedere questa attività solo come una scocciatura ma soprattutto come un modo per guadagnare di più e lavorare meno (nel lungo periodo)
  2. Non vederla come una cosa che devi fare per sempre e a priori. Io ad esempio vado a periodi alterni e ho comunque dei benefici nel farlo.
  3. Non preoccuparti di registrare ogni minuto! Essere maniacali nel tracciamento non è quello che ti aiuterà a svoltare.

E se ora stai pensando che: “tanto più o meno ho un’idea di come spendo il tempo… a spanne” — fammi rispondere subito a questo punto per iniziare.

La differenza tra “averne un’idea” e tracciare effettivamente il tempo

C’è una bella differenza tra credere di avere un’idea di come spendi il tempo VS tracciarlo effettivamente.

I numeri non mentono ma il nostro intuito quando si tratta di quantità… spesso si sbaglia.

Quando ho iniziato a tracciare il tempo e vedere i numeri nero su bianco mi sono detto (e continuo a dirmi tutt’ora):

  • “Davvero possibile che abbia lavorato solo 29 ore questa settimana!?”
  • “Naaaaah… ho speso un terzo del tempo del progetto in telefonate ed email?”
  • “Doh! Ero sicuro di aver speso più di un’ora a fare marketing questo mese…”

Sono pronto a scommettere una cena di pesce che sarà così anche nel tuo caso.

Ora basta premesse.

Vediamo come tracciare il tempo ti aiuta nello specifico.

Perché farlo… i motivi più utili e conosciuti

A livello pratico vedremo dopo gli strumenti che puoi usare per aiutarti a tracciare le ore senza impazzire.
Ora voglio concentrarmi sul perché dovresti farlo, sui principi e sul metodo in generale.

Partiamo dal primo motivo, il più conosciuto.

Individua i progetti più profittevoli (e taglia gli altri)

Quanto emetti fattura sai quanto stai guadagnando effettivamente per ogni ora (o giornata) lavorata?

Per assurdo* immagina di essere una psicologa con 3 tipi di clienti:

  • Tizio paga 20€ all’ora
  • Caio paga 40€ all’ora
  • Sempronio paga 80€ all’ora

*salvo tu sia una psicologa.. in quel caso beh..
forse non hai bisogno di questa guida specifica.

In questa situazione sarebbe ovvio che c’è bisogno di tagliare i primi due tipi di clienti e cercare altri clienti come Sempronio.

Il problema è che per molti fotografi, architetti e freelancers in generale la situazione non è così chiara. Se non tracci il tempo magari hai un’idea dei progetti e clienti succhia tempo ma sei lontano da avere un numero indicativo.

L’ideale infatti sarebbe avere una tabellina tipo questa:

Prima di scappare terrorizzato fammi spiegare brevemente le 4 colonne di sinistra, quelle blu:

  • Progetto: qui avrai il nome del progetto di riferimento (maddai Giacomo non mi dire!).
    Solo un accorgimento: dividi i progetti sopra le 50 ore in sotto progetti. Anche se magari è una distinzione che non compare nel preventivo, farlo ti aiuta a capire cosa sta succedendo ed eventualmente cosa va storto.
    Ad esempio se sei un architetto puoi dividere tra fase preliminare, fase esecutiva e direzione lavori dello stesso progetto che magari richiede 200 ore nell’arco di 6 mesi.
  • Cliente: qui ci va il contatto o l’azienda che ti commissiona il lavoro.
    E’ utile averla come colonna perché negli anni ti aiuterà a tenere organizzati i progetti.
  • Importo: da qui togli subito i costi vivi collegati al lavoro che magari devi anticipare per il cliente.
    Se ad esempio fatturi 2000€ ma hai 200€ di spese metti direttamente 1800€
  • Ore stimate: il numero di ore che credi serviranno. Qui se è mesi o anni che tracci il tempo capisci subito che parti in vantaggio.
    Altrimenti vai di sesto senso e preparati a mettere a frutto l’esperienza 🙂

Queste sono le colonne che riempi all’inizio di un progetto: quando ti firmano l’offerta e pagano il deposito inizio lavori (te lo pagano, giusto?).

Poi, quando è ora di mandare la fattura, se hai tracciato il tempo, ti ritroverai anche le altre 3 colonne compilate automaticamente:

  • Ore effettive: questo ti viene automaticamente dal software che userai per tracciare il tempo. Spoiler: non sarà mai uguale alle ore stimate.
  • €/ora: il numero calcolato automaticamente, duro e crudo, di quanto guadagni per ora. Potrai confrontarlo per diversi tipi di progetti e clienti.
  • % errore: questo serve a capire di quanto hai sbagliato la stima

In questo esempio a fine progetto ti renderesti conto di quanto il lavoro di restyling del sito abbia sforato.
La lezione ad esempio potrebbe essere di dividere meglio il lavoro con sotto obiettivi più chiari e tappe di progetto intermedie.

E soprattutto vedresti che il progetto della seconda riga, la newsletter, pur avendo un importo minore è più redditizio.

Sapendo questo potresti provare a puntare di più su questo tipo di progetti o proporlo ad altri clienti esistenti.

Se fai questa pratica regolarmente negli anni diventerai sempre più preciso, tu sarai sempre più profittevole e i clienti sempre più sereni.

Sounds good?

Passiamo al secondo motivo per cui ti conviene tracciare il tempo:

Sai quanto tempo sprechi in attività di basso valore

Come ogni professionista sa bene, c’è il lavoro vero e proprio e poi c’è il non-lavoro.

In altre parole c’è il lavoro per cui il cliente ti paga e tutto il resto che ti serve a mandare avanti l’attività: cose come mandare preventivi, controllare i pagamenti delle fatture, perderti sui social media eccetera eccetera.

Perché ti faccio questo discorso?

Perché tracciare anche il tempo speso in queste attività collaterali ti aiuta a vedere:

  • Se ci sono progetti succhia tempo con troppe riunioni, email, telefonate e agire di conseguenza
  • Se ci sono attività che puoi (iniziare a) delegare per liberarti del tempo.E delegare con più serenità
  • Ridurre i momenti “che c**zo ho fatto… pure?”.
    Ovvero quelli in cui non hai idea chiara di come hai speso il tempo

Fare questo ti permetterà di vedere regolarmente la lista di tutte queste attività, in una lista come questa:

*tabella ispirata a fatti realmente accaduti al sottoscritto.

Settimana dopo settimana registrare queste attività ti darà confidenza e chiarezza su cosa c’è da:

  1. Tagliare
  2. Ridurre
  3. Delegare

Ad esempio nella mia esperienza fare questa attività mi ha aiutato a prendere il coraggio per smettere di andare a delle riunioni che si facevano, ormai per inerzia, ogni lunedì mattina, in un progetto a cui lavoravo.
E che come molte riunioni erano una ben celata perdita di tempo.

Oppure mi ha aiutato a delegare più lavoro al commercialista, perché avevo visto che ormai erano 10 ore al mese sistematicamente usate in questo modo e non aveva più senso.
Dando un valore indicativo alla mia ora di lavoro (più di 20€!) ho preso la decisione di spendere 200€ al mese in più per farmi aiutare sul fronte della registrazione delle fatture passive — senza tante paranoie.

Box sull’origine del Giovedì Burocratico

Facendo questo lavoro di tracciamento ti renderai conto che le tue giornate sono costantemente “inquinate” da lavori poco importanti di amministrazione.

Dico inquinate perché  ogni volta che ti metti a fare una fattura, scrivere un preventivo o controllare un pagamento… stai perdendo tempo e attenzione preziosa. Soprattutto se queste cose le fai “quando capita” durante la giornata.

Per ridurre gli errori e gli sprechi di tempo dati dal continuo cambio di contesto ho istituito da qualche anno il Giovedì Burocratico. L’idea è molto semplice: accorpare tutte le attività “pallose” il giovedì pomeriggio.

Qui vedi visivamente cosa intendo.

Le righe sottili rosse sono email e telefonate in cui dico al cliente o collaboratore che giovedì pomeriggio risponderò.

Del Giovedì burocratico ne parlo in dettaglio in altre guide ma ci tenevo a segnalartelo perché è comunque un beneficio che è nato dal tracciare il tempo.

Torniamo alla lista delle attività di basso valore.

Vedi l’ultima riga della tabella, quella che recita: “boh?!?! Email varie?!

Negli strumenti di tracciamento del tempo (che vedremo tra poco) devi inserire una breve descrizione per ogni “sessione” registrata.

Ti capiterà inevitabilmente a fine giornata di non avere un’idea chiara di come hai speso il primo pomeriggio… o la tarda mattinata.

Crogiolarti regolarmente in questa sensazione di “cos’è pure che ho fatto?” ti aiuterà a essere più pro-attivo e consapevole, giorno dopo giorno.

La qual cosa mi porta all’ultimo motivo per tracciare il tempo, forse il più importante e quello di cui non si parla spesso:

Perché farlo… un grosso beneficio di cui non si parla

Il signore che vedi nella foto è Jim Collins.

Ha scritto due libri, Good to Great e Built to Last, che hanno venduto milioni di copie (ovvero: non è proprio l’ultimo pirla).

Qui lo vedi mentre sta aggiornando il conteggio di come ha speso le sue ore nell’anno.

Nella lavagna vedi che sta divedendo il suo tempo in 3 tipi di attività:

  • Creativa: per attività come ricercare e scrivere
  • Insegnamento: 🏫
  • Tutto il resto: come ad esempio gestire i collaboratori, fare riunioni inutili ecc.

Ha queste 3 categorie perché il suo obiettivo è spendere almeno la metà del tempo in attività creative.

Poi il 30% in attività di insegnamento e il restante (massimo) 20% per “tutto il resto”.

Ti racconto questa storia perché io personalmente ho fatto un ragionamento del genere nel 2015 quando ho iniziato a investire in progetti nuovi che mi hanno fatto uscire dalla proverbiale ruota del criceto.

Come ho iniziato a investire su progetti a lungo termine

Per anni me la sono raccontata…

Volevo diversificare la mia attività da professionista così da avere una fonte di reddito parallela all’attività di freelance.

Lavorando nel campo del web immaginavo di creare un software che potevo vendere senza dover partire ogni volta da capo, o quasi.

Per anni però non ho fatto niente perché ero nella famosa palude di mezzo dei freelance.

Se non hai letto il nostro articolo a riguardo, significa che avevo tutto il lavoro e i clienti che mi servivano.
E questo in un certo senso era il problema che mi impediva di crescere.

Era il problema perché non avevo tempo per investire su progetti che non pagavano. Per farlo avrei dovuto rinunciare a del fatturato nel breve periodo.

Motivo per cui per anni non ho praticamente fatto progressi.

Fino a quando non ho iniziato a considerare me stesso come un cliente — il più importante.

Nello specifico le cose sono cambiate quando ho iniziato a dividere il mio tempo in due gruppi:

  • Attività con ritorno a breve, fatte per clienti
  • Investimenti di lungo periodo (dove, per capirci, il cliente sono io)

A volte gli investimenti di lungo periodo erano attività di promozione della mia attività, altre volte ricerche di mercato in cui guardavo chi comparava cosa e perché, altre volte ancora erano la creazione di prototipi per software che avrei potuto vendere.

Nella pratica per tracciare il tempo usavo uno strumento che si chiama Timely (ne parliamo tra pochissimo) che mi permetteva di vedere a colpo d’occhio come stava andando la settimana

Ogni progetto aveva un colore diverso e sapevo che dovevo massimizzare certi colori piuttosto che altri.

Ogni giorno che lavoravo avevo questa pagina aperta bene in vista e ogni venerdì pomeriggio potevo guardarmi indietro e darmi un voto in base a quanto avevo “investito per crescere”.

Avevo un feedback immediato su come stavo andando… il giochino era diventato massimizzare certi colori (progetti) piuttosto che altri.

Riflettendoci a posteriori ho capito che fare questo mi ha aiutato a non perdere la motivazione, settimana dopo settimana, quando i risultati NON arrivavano.

Infatti questi due progetti che ho avviato ci hanno messo più di un anno a portare i primi risultati e per vari mesi c’era solo da investire, praticamente a gratis.

Spostando la mia attenzione:

  • da “voglio far decollare questi progetti”
  • a “voglio massimizzare il tempo investito”

sono riuscito ad investire con costanza e consistenza e oggi questi due progetti producono una nuova fonte di reddito che si affianca a quella di libero professionista.

Giusto per darti un’idea, i progetti di cui parlo sono due corsi di formazione online, completamente diversi tra loro, che ho creato insieme a dei bravissimi soci.
Si chiamano Studynova e Maternity as a Master – magari un giorno ne parlerò in un articolo ad-hoc perché ci sono altre lezioni utili che potrei condividere a riguardo.

“Okay bravo Giacomo… ma in pratica come mi aiuta sapere tutto questo?”

Ti ho raccontato questa esperienza perché può aiutarti a investire di più su attività strategiche come la tua formazione e la promozione della tua attività.

Misurare quanto tempo spendi in queste attività ti aiuterà a passare dai buoni propositi alla pratica, senza demoralizzarti troppo se non vedi subito dei risultati.

Con la teoria abbiamo finito.
Passiamo alla messa in pratica di tutte queste belle idee.

Come farlo nella Vita Reale™ (senza fallire)

Quando si parla di tracciare il tempo tra il dire e il fare c’è di mezzo:

  • La Vita Reale Incasinata di tutti i Giorni
  • Le abitudini dure a morire
  • La pigrizia mentale
  • Il pensare “sì ma non posso fare il contabile della mia vita…altrimenti avrei fatto il dipendente”
  • Il pensare “ho già lavorato abbastanza voglio andare a casa” (anche se ci vogliono solo 10-15 minuti al giorno per tracciare il tempo)

Per questo prima di parlare degli strumenti ricordati le 3 mentalità di cui ti parlavo nell’introduzione:

  1. Se lo fai con obiettivi precisi sarà molto più facile e utile (anche se rimarrà comunque un’ennesima cosa in più da fare, sorry)
  2. Non devi farlo per la vita, ma puoi farlo anche a stagioni. Fai un esperimento di qualche settimana e poi assapora i risultati — poi decidi se e come continuare
  3. Non devi farlo al minuto e ossessivamente… non è quello il punto!

Ripassati questi punti, sappi che i software giusti possono facilitarti la vita parecchio.

Negli ultimi 8 anni ne ho provati almeno una decina (troppi!) e i due che ti raccomando sono Toggl e Timely.

Entrambi si integrano con un tracciamento automatico del tempo, che è un requisito fondamentale per semplificarti la vita.

Fammi spiegare cosa intendo:

Il tracciamento automatico

Ci sono dei software che tracciano automaticamente le finestre “attive” del tuo computer.

In pratica, in base alla finestra aperta sul tuo computer, riescono a ricreare la “storia” della tua giornata.

Se stai pensando: “perfetto, allora non devo fare niente” mi dispiace disilluderti subito ma non è così.

Infatti per esperienza i dati che ottieni in questo modo sono incasinati e difficili da sintetizzare.

In altre parole sono inutili.

Per questo motivo devi usare il tracciamento automatico solo come supporto alla tua memoria.
Ovvero come aiuto a fine giornata o  settimana per ricostruire cos’hai fatto nel caso avessi dei “buchi” nel tracciamento del tempo.

Sia con Toggl che con Timely devi installare un software extra sul tuo computer per poter avere questo tipo di tracciamento automatico.

Una volta fatto, avrai un “backup” per fare il lavoro manuale di tracciamento.

Giusto per darti un’idea, in Timely avrai una schermata del genere da cui partire:

Sulla destra vedi lo storico delle finestre aperte durante la giornata e sulla sinitra potrai ricostruire velocemente com’è andata.

Il tracciamento “a manina”

Dicevo che la componente di tracciamento automatica è utile per supportare quella da fare a mano che rimane indispensabile.

A livello pratico entrambi gli strumenti che ti suggerisco hanno una funzione di cronometro.
Ovvero quando inizi a fare un’attività puoi far partire il timer e stopparlo quando finisci.

Questo ti permette, in teoria, di tracciare il tempo mentre lavori invece che solo a fine giornata. E fare così ti rende anche più pro-attivo e consapevole di quello che fai effettivamente ora dopo ora.

Ovviamente nel casino della vita reale è inevitabile scordarsi di usarlo, essere interrotti e dirottati su altro da una telefonata inaspettata.

Per questo ti consiglio di fare un check a fine giornata.
E fino a quando non l’hai acquistata come abitudine magari metti un promemoria per prenderti 5 minuti e riempire eventuali buchi non registrati (Toggl ha un sistema di promemoria integrato molto utile).

Un altro accorgimento che ti aiuterà a essere consistente è tenere sempre aperta nel browser una finestra con lo strumento di tracciamento del tempo.

Ora sei pronto a partire:

Tempo di fare il setup dello strumento

La prima cosa da fare quando apri un nuovo account in questi strumenti di tracciamento del tempo è creare la lista dei clienti e dei relativi progetti in corso.

Quando lo fai non ti dimenticare di creare un cliente speciale a tuo nome.

Dentro a questo cliente metterai due progetti “brutti” che ti aiuteranno a tracciare il tempo di basso valore (come abbiamo visto prima nella parte teorica).

Questi due progetti brutti avranno nomi come:

  • Commerciale: qui registrerai attività come preventivi, telefonate e riunioni che ti servono a vendere nuovi progetti.
    Infatti prima di vendere un nuovo progetto a un cliente non ti conviene aggiungere il cliente potenziale dentro allo strumento… sarebbe troppo macchinoso da fare. Piuttosto metti tutte queste attività di vendita dentro a un generico progetto “commerciale”.
  • Amministrazione: qui metterai le attività “pallose” come la creazione di fatture, il controllo dei pagamenti, i vari scambi e giri dal commercialista ecc.

Fatto questo ricordati di creare anche i progetti che ti fanno crescere.

Intendo:

  • Promozione: qui metti tutte le attività che fai per crearti un nome e trovare clienti. Così per la cronaca se punti a spendere almeno il 20% del tempo in questa categoria ti staccherai nettamente dalla maggioranza degli altri freelance e la vita ti sorriderà.
  • Formazione: qui magari un obiettivo del 10% del tempo è più realistico e adatto. Nella mia esperienza questa funziona a picchi. Per cui ci sono settimane dove non faccio niente e poi 3 giorni di fila dove faccio un corso intensivo.
  • Eventuali progetti personali: che vuoi far decollare in parallelo all’attività principale (come nel mio caso raccontato sopra)

Chiarita questa impostazione non ti rimane che scegliere quale software usare per aiutarti nel compito.

Timely costa 7$ al mese mentre Toggl ha un piano con funzionalità limitate che è gratis.

Messa giù così ti potresti chiedere perché dovresti considerare Timely che è a pagamento?

Io per farlo ho due motivi specifici:

  • La componente di tracciamento automatico è molto più integrata, e quindi facile da usare, rispetto a Toggl
  • Ha una interfaccia più piacevole e funzionale. In particolare la visualizzazione della settimana tipo calendario per me fa la differenza

Alla fine dei conti comunque il software non è così importante.

L’importante è un metodo e un obiettivo chiaro.
Infatti potresti pure usare benissimo un cronometro e un foglio Excell come fa il buon vecchio Jim Collins della storia raccontata prima.

Per cui scegli lo strumento che ti ispira di più e vai con quello.

Riassumendo…

Definisci gli obiettivi:

  • Fare preventivi e stime più accurate nel tempo
  • Tracciare le attività a basso valore per tagliare, delegare o ridurre
  • Essere più pro-attivo in come investi il tuo tempo (così da fare più promozione, formazione ecc.)
  • Altro?

Decidi uno strumento e fai il setup:

  • Crea tutti i clienti attivi
  • Per ognuno aggiungi i progetti in corso, dividendo progetti sopra le 50 ore in sotto progetti
  • Installa il software per il tracciamento “automatico”
  • Ricordati di aggiungere anche te stesso come cliente
  • E quindi i progetti relativi
    • Quelli “buoni” come promozione e formazione
    • Quelli “cattivi” come amministrazione e commerciale

Inizia a tracciare il tempo, aiutandoti:

  • Con il timer integrato in questi strumenti… ogni volta che inizi una nuova attività fai partire il cronometro
  • Tenendo sempre aperto lo strumento nel tuo browser
  • Con un promemoria a fine giornata che ti ricorda di controllare se ci sono “buchi nel tracciamento” e nel caso riempirli aiutandoti con il tracciamento automatico

Qui trovi i link ai 2 strumenti:

Buon lavoro!
Giacomo


Autore: Giacomo Neri

Per lavoro mi diverto a creare corsi di formazione online. Quando non lavoro mi perdo in queste attività: videogiochi, giochi di società, improvvisazione teatrale e crescere un neonato :)