Come Google Drive ha cambiato la mia vita (quasi)

Questo articolo fa parte della serie di esperienze e tecniche condivise dalla community. Qui Carlo Occhiena ci racconta il sistema 100% digitale con cui organizza tanti aspetti della sua vita. Per provalo in prima persona ti basta un po’ di disciplina e un account Google.

A Carlo la parola!

 

In principio era l’agenda. Rigorosamente Moleskine classica nera.

Accessorio d’ordinanza per il moderno intellettuale impegnato. Il piacere di prendere appunti “carta e penna” mentre gli altri smanettano sui loro smartphone. La soddisfazione di vedere pagine riempirsi di inchiostro. L’oggetto feticcio da avere sempre appresso, in vacanza, a lavoro, quando si esce a prendere un aperitivo, perché non si sa mai arrivi l’illuminazione il venerdì sera alle 23:45.

In realtà mi sono accorto presto che, nonostante gli ottimi presupposti di cui sopra, e nonostante magari avessi dedicato tempo ad annotare e trascrivere sul mio taccuino, raramente finivo per consultare quanto avessi scritto.

Oppure, dimenticavo le scadenze comunque, perchè per esempio erano segnate troppo in anticipo. Inoltre, sebbene scrivere su carta resti un innegabile piacere, l’impossibilità di modificare, ricercare in modo agevole, ed anche condividere rapidamente parti di testo, costituivano una evidente limitazione.

Nonostante questo, continuavo a leggere sui blog dei moderni “evangelizzatori” (Jon Westenberg, Darius Foroux, James Altucher, ne cito alcuni solo per darmi un tono 🙂 ) dell’importanza di trascrivere le proprie idee e pensieri, concetto che talvolta viene associato ad una forma di meditazione o auto-psicoterapia.

Restava il problema di trovare un mezzo che fosse più immediato ed efficace della pur sempiterna agenda tascabile.

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Come fare di più, facendo meno riunioni

Riunioni: esseri umani chiusi nella stessa stanza, per un tempo indefinito con un obiettivo non chiaro…

Fare riunioni è una delle attività più ripetute nelle grandi organizzazioni, con casi assurdi in cui a volte si fanno riunioni per decidere di cosa parlare alle riunioni stesse.

Oggi ospitiamo uno specialista in soluzioni di questo campo Nicolò Borghi di Heroico.me un sito che condivide esempi e consigli su come migliorare la propria attività e il proprio lavoro.

La parola a Nicolò!

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Controllare le finanze per acquisire fiducia – intervista a Mariachiara Montera

Ospite di Super Good Life è Mariachiara Montera, con lei continua una serie di post per scovare le tecniche e gli approcci al lavoro più efficaci fra i migliori professionisti della nostra rete (le altre interviste le trovate qui).

Mariachiara lavora come Content Marketing Manager e Digital Pr nei settori food e turismo, è formatrice e tiene docenze presso lo IULM.  Ha scritto due libri sull’essere freelance e sull’event marketing.  Ha ideato un format di event marketing per foodies, la Foodie Geek Dinner.

Nata a Salerno, ha vissuto a Bologna, Milano e ora ha casa a Torino.

Qual è stata una delle tecniche più importanti che hai imparato per diventare più serena come freelance?

Per me è stato fondamentale imparare a tenere sotto controllo le finanze.
Qualche anno fa ho pubblicato un libro sul mio primo anno da freelance in cui lamentavo di essere vittima, a tratti, della sindrome da piccola fiammiferaia, che era il modo in cui chiamavo la sindrome dell’impostore: non sono abbastanza brava, mi dicevo.

Cosa ha a che fare questo con le finanze, penserai?

La capacità di gestire i propri soldi ha a che fare con la fiducia nelle tue capacità personali e professionali: è una relazione dinamica che si basa sul quanto ci si vede e ci si sente solidi nella propria autonomia.

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Passi le giornate pensando ai preventivi? Svolta con il Giovedì Burocratico [Parte 1]

Se sei un freelance puoi dividere le tue attività in:

  • Il lavoro vero e proprio
  • Il lavoro burocratico: che poi include amministrazione e gestione commerciale della tua attività

Quanto tempo passi nella prima VS seconda categoria?

Quando ero freelance ho vissuto svariati anni di delirio in cui:

  • ogni giorno ero distratto dalla preparazione di un preventivo (per cui spendevo troppo tempo)
  • ero super-stressato mentre aspettavo una risposta
  • buttavo via ore di tempo a parlare con potenziali clienti che non sarebbero mai diventati veri clienti

Poi finalmente dopo anni di delirio e stress sono riuscito a organizzarmi. Finalmente spendevo gran parte del tempo a fare il mio “lavoro vero”.

Di fatto la svolta è arrivata quando ho deciso che avrei gestito tutti gli aspetti amministrativi e commerciali SOLO il giovedì pomeriggio.

Invece di perdermi durante la settimana a preparare preventivi, sollecitare pagamenti o altro, avevo un punto fisso nella settimana.

Dovevo fissare un incontro per discutere un nuovo progetto? Mi rendevo disponibile solo di Giovedì mattina.

Quando preparare quel preventivo? Giovedì pomeriggio.

C’era da mandare, pagare, controllare fatture? Giovedì.

Insomma… tutte le attività che fino ad allora mi avevano sbrindellato le giornate le raggruppavo in un momento preciso della settimana.

E facendole tutte insieme, una in fila all’altra, ero molto più efficiente e veloce. Quasi mi piaceva farle (!!!).

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I miei Quaderni e la tecnica Kill Bill – Intervista a Mariella Stella

Oggi siamo felici di ospitare Mariella Stella, con cui continuiamo una serie di articoli in cui esploriamo le migliori tecniche che professionisti della nostra rete usano per lavorare meglio (altre interviste le trovate qui).

Mariella è esperta di comunicazione, lavora nella PA ed è anche imprenditrice sociale, infatti è founder di Casa Netural, l’incubatore di sogni e Coworking rurale con sede a Matera, in Basilicata.

Con lei scopriremo una tecnica quasi ancestrale per avere grande soddisfazione a fine giornata ed allo stesso tempo organizzarsi bene.

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Inbox zero – guida pratica per una casella email snella e organizzata

“La tua mail dev’essermi sfuggita, puoi rimandarmela per favore?”

“Ho mille mail arretrate da smaltire, devo trovare un attimo per mettermi lì a spulciarle”

Durante le vacanze di Natale mi è capitato di buttare l’occhio sulla casella email di mio padre e mi è caduta la mascella:

posta in arrivo fuori controllo

Se lavori nel campo del digitale forse hai già sentito parlare di inbox zero (in certi ambienti è diventato addirittura un’ossessione).   Non so com’è però ancora mi capita spesso di vedere caselle di posta gestite in modo caotico e palesemente fuori controllo.

Ma cosa significa inbox zero?

“riprendere il controllo della tua casella di posta, della tua attenzione e della tua vita.  Quello “zero”?  Non riguarda quanti messaggi sono nella posta in entrata ma piuttosto quanto del tuo cervello sta lì dentro.  Soprattutto quando non vorresti che fosse così.”

Merlin Mann – la persona che ha coniato il concetto di inbox zero

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Avvicinati ai tuoi obiettivi e goditi il weekend con questa routine settimanale

Breve cronaca di un venerdì pomeriggio fuori controllo.

La lista delle cose da fare è ancora (troppo) lunga.

Sei sicura che neanche questa volta riuscirai a finirla prima del weekend così continui a lavorare a testa bassa cercando di concludere almeno le cose più urgenti.

6.44 PM. La tua dolce metà ti ricorda per la terza volta che è ora di andare a casa e iniziare il weekend.

Anche questo venerdì chiudi il computer con la sensazione che ti stai dimenticando qualcosa di importante e urgente.

Sensazione che ti segue per tutto il weekend. Verso domenica sera si aggiunge un di senso di colpa per non fare progressi sul progetto che vuoi iniziare da mesi (o forse sono già anni?).

Arriva il Lunedì mattina e riparti senza una direzione chiara. La tua agenda viene creata in risposta alle email, alle richieste dei colleghi… fino a venerdì prossimo quando la storia ripartirà da capo.

🙁

Ti riconosci in questa storia?
Io l’ho vissuta tante volte.

Ecco la variante felice con la routine settimanale

Facciamo un rewind a venerdì pomeriggio.

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La tecnica dello Scalo: pianificare la settimana per ottenere risultati

Da una parte ho i miei obiettivi, poi ogni giorno mi faccio mille liste di cose da fare ma mi sembra comunque di girare a vuoto: fatico tanto ma non mi sembra di avvicinarmi alla meta.  A volte mi sento come dentro la ruota del criceto.

Le scorse settimane abbiamo visto quanto sia utile costruirsi una Mappa da seguire per indirizzare gli sforzi lavorativi di ogni giorno.

Una volta scoperta la direzione però, col passare dei giorni è facile perdere l’orientamento.  Noi abbiamo scoperto che è molto utile iniziare e finire la settimana riprendendo fiato, rendendoci conto dei progressi raggiunti e pianificando le prossime mosse.

Chiamiamo questo esercizio lo Scalo ed è come se facessimo una pausa nel porto di Tortuga ai Caraibi e per fare il check della rotta percorsa e di come sta la nave.

Lo Scalo è una tecnica pensata per due momenti magici della settimana:

  • il lunedì mattina (quello in cui tanti pensano ripetutamente “voglio morire”)
  • il venerdì pomeriggio (qui invece l’entusiasmo difficilmente manca)

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La tecnica della Mappa, raggiungere i tuoi obiettivi con il BackPlanning

Invidio tantissimo quelli che riescono a fare piani di vita di lungo periodo, io non riesco a pianificare più di una settimana dall’altra, e devo dire che è anche frustrante, mi sento di andare a caso.

Un anno fa ho fatto un esercizio magico, mi è capitato di sperimentare una tecnica chiamata BackPlanning, è abbastanza nota (chi la conosce scriva un commento:), molto semplice e con un potere incredibile.

È un esercizio su carta in cui si progettano i passi che portano ad un obiettivo, è un piano di battaglia, una rotta da seguire, o se volete, la vostra Mappa (questa tecnica fa parte del nostro Quaderno di bordo).

L’altro aspetto fantastico della Mappa è che è veramente veloce
in 5 minuti è possibile progettare e visualizzare anche gli obiettivi più complicati. Leggi tutto “La tecnica della Mappa, raggiungere i tuoi obiettivi con il BackPlanning”

Usa la tecnica della Boa per dire no alle giornate fuori controllo

Con l’insonnia nulla è reale. Tutto è lontano. Tutto è una copia di una copia di una copia…
– Il narratore di Fight Club

Sei sommerso di cose da fare?
Guardando indietro le giornate ti sembrano tutte uguali?
Non hai mai tempo di fare un check di come stai andando…e correggere la rotta?

Con la tecnica della Boa puoi rimanere più in controllo delle tue giornate.

È un semplice esercizio di scrittura su carta, che tramite il controllo delle cose da fare ed alcune domande, ti restituisce un punto di orientamento (questa tecnica fa parte del nostro nuovo Quaderno di Bordo).

Vuoi provare la tecnica Boa sulla tua pelle? I requisiti sono:

  • 5 minuti (in qualsiasi momento della giornata)
  • Carta e penna

(Stai leggendo dallo smartphone mentre sei in metropolitana/bagno/cavallo? Allora ti consiglio di salvare l’articolo per quando avrai 5 minuti e farlo con carta, penna e… tavolo!)

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