Come fare di più, facendo meno riunioni

Riunioni: esseri umani chiusi nella stessa stanza, per un tempo indefinito con un obiettivo non chiaro…

Fare riunioni è una delle attività più ripetute nelle grandi organizzazioni, con casi assurdi in cui a volte si fanno riunioni per decidere di cosa parlare alle riunioni stesse.

Oggi ospitiamo uno specialista in soluzioni di questo campo Nicolò Borghi di Heroico.me un sito che condivide esempi e consigli su come migliorare la propria attività e il proprio lavoro.

La parola a Nicolò!

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Controllare le finanze per acquisire fiducia – intervista a Mariachiara Montera

Ospite di Super Good Life è Mariachiara Montera, con lei continua una serie di post per scovare le tecniche e gli approcci al lavoro più efficaci fra i migliori professionisti della nostra rete (le altre interviste le trovate qui).

Mariachiara lavora come Content Marketing Manager e Digital Pr nei settori food e turismo, è formatrice e tiene docenze presso lo IULM.  Ha scritto due libri sull’essere freelance e sull’event marketing.  Ha ideato un format di event marketing per foodies, la Foodie Geek Dinner.

Nata a Salerno, ha vissuto a Bologna, Milano e ora ha casa a Torino.

Qual è stata una delle tecniche più importanti che hai imparato per diventare più serena come freelance?

Per me è stato fondamentale imparare a tenere sotto controllo le finanze.
Qualche anno fa ho pubblicato un libro sul mio primo anno da freelance in cui lamentavo di essere vittima, a tratti, della sindrome da piccola fiammiferaia, che era il modo in cui chiamavo la sindrome dell’impostore: non sono abbastanza brava, mi dicevo.

Cosa ha a che fare questo con le finanze, penserai?

La capacità di gestire i propri soldi ha a che fare con la fiducia nelle tue capacità personali e professionali: è una relazione dinamica che si basa sul quanto ci si vede e ci si sente solidi nella propria autonomia.

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Gestisci la tua contabilità in meno di 30 minuti a settimana con il Giovedì Burocratico [Parte 2]

Alza la mano se ti piace pensare costantemente:

“Quel cliente avrà pagato?”

“Quando dovevo mandare quella fattura?”

“Quanto ho guadagnato fino ad oggi?”

“Quanto guadagnerò nei prossimi 2 mesi?”

Ecco neanche io ho alzato la mano 🙂

Prima di darmi questo metodo del Giovedì burocratico la qualità delle mie giornate era “inquinata”.

Era inquinata perché spendevo 5-10 minuti qui e là per mandare una fattura o un sollecito – rubando tempo al mio “vero lavoro”.

Ora spendo al massimo 20-30 minuti il Giovedì pomeriggio per gestire tutta la contabilità e sono molto più sereno e veloce.

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Passi le giornate pensando ai preventivi? Svolta con il Giovedì Burocratico [Parte 1]

Se sei un freelance puoi dividere le tue attività in:

  • Il lavoro vero e proprio
  • Il lavoro burocratico: che poi include amministrazione e gestione commerciale della tua attività

Quanto tempo passi nella prima VS seconda categoria?

Quando ero freelance ho vissuto svariati anni di delirio in cui:

  • ogni giorno ero distratto dalla preparazione di un preventivo (per cui spendevo troppo tempo)
  • ero super-stressato mentre aspettavo una risposta
  • buttavo via ore di tempo a parlare con potenziali clienti che non sarebbero mai diventati veri clienti

Poi finalmente dopo anni di delirio e stress sono riuscito a organizzarmi. Finalmente spendevo gran parte del tempo a fare il mio “lavoro vero”.

Di fatto la svolta è arrivata quando ho deciso che avrei gestito tutti gli aspetti amministrativi e commerciali SOLO il giovedì pomeriggio.

Invece di perdermi durante la settimana a preparare preventivi, sollecitare pagamenti o altro, avevo un punto fisso nella settimana.

Dovevo fissare un incontro per discutere un nuovo progetto? Mi rendevo disponibile solo di Giovedì mattina.

Quando preparare quel preventivo? Giovedì pomeriggio.

C’era da mandare, pagare, controllare fatture? Giovedì.

Insomma… tutte le attività che fino ad allora mi avevano sbrindellato le giornate le raggruppavo in un momento preciso della settimana.

E facendole tutte insieme, una in fila all’altra, ero molto più efficiente e veloce. Quasi mi piaceva farle (!!!).

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Inbox zero – guida pratica per una casella email snella e organizzata

“La tua mail dev’essermi sfuggita, puoi rimandarmela per favore?”

“Ho mille mail arretrate da smaltire, devo trovare un attimo per mettermi lì a spulciarle”

Durante le vacanze di Natale mi è capitato di buttare l’occhio sulla casella email di mio padre e mi è caduta la mascella:

posta in arrivo fuori controllo

Se lavori nel campo del digitale forse hai già sentito parlare di inbox zero (in certi ambienti è diventato addirittura un’ossessione).   Non so com’è però ancora mi capita spesso di vedere caselle di posta gestite in modo caotico e palesemente fuori controllo.

Ma cosa significa inbox zero?

“riprendere il controllo della tua casella di posta, della tua attenzione e della tua vita.  Quello “zero”?  Non riguarda quanti messaggi sono nella posta in entrata ma piuttosto quanto del tuo cervello sta lì dentro.  Soprattutto quando non vorresti che fosse così.”

Merlin Mann – la persona che ha coniato il concetto di inbox zero

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Avvicinati ai tuoi obiettivi e goditi il weekend con questa routine settimanale

Breve cronaca di un venerdì pomeriggio fuori controllo.

La lista delle cose da fare è ancora (troppo) lunga.

Sei sicura che neanche questa volta riuscirai a finirla prima del weekend così continui a lavorare a testa bassa cercando di concludere almeno le cose più urgenti.

6.44 PM. La tua dolce metà ti ricorda per la terza volta che è ora di andare a casa e iniziare il weekend.

Anche questo venerdì chiudi il computer con la sensazione che ti stai dimenticando qualcosa di importante e urgente.

Sensazione che ti segue per tutto il weekend. Verso domenica sera si aggiunge un di senso di colpa per non fare progressi sul progetto che vuoi iniziare da mesi (o forse sono già anni?).

Arriva il Lunedì mattina e riparti senza una direzione chiara. La tua agenda viene creata in risposta alle email, alle richieste dei colleghi… fino a venerdì prossimo quando la storia ripartirà da capo.

🙁

Ti riconosci in questa storia?
Io l’ho vissuta tante volte.

Ecco la variante felice con la routine settimanale

Facciamo un rewind a venerdì pomeriggio.

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La tecnica dello Scalo: pianificare la settimana per ottenere risultati

Da una parte ho i miei obiettivi, poi ogni giorno mi faccio mille liste di cose da fare ma mi sembra comunque di girare a vuoto: fatico tanto ma non mi sembra di avvicinarmi alla meta.  A volte mi sento come dentro la ruota del criceto.

Le scorse settimane abbiamo visto quanto sia utile costruirsi una Mappa da seguire per indirizzare gli sforzi lavorativi di ogni giorno.

Una volta scoperta la direzione però, col passare dei giorni è facile perdere l’orientamento.  Noi abbiamo scoperto che è molto utile iniziare e finire la settimana riprendendo fiato, rendendoci conto dei progressi raggiunti e pianificando le prossime mosse.

Chiamiamo questo esercizio lo Scalo ed è come se facessimo una pausa nel porto di Tortuga ai Caraibi e per fare il check della rotta percorsa e di come sta la nave.

Lo Scalo è una tecnica pensata per due momenti magici della settimana:

  • il lunedì mattina (quello in cui tanti pensano ripetutamente “voglio morire”)
  • il venerdì pomeriggio (qui invece l’entusiasmo difficilmente manca)

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La tecnica della Mappa, raggiungere i tuoi obiettivi con il BackPlanning

Invidio tantissimo quelli che riescono a fare piani di vita di lungo periodo, io non riesco a pianificare più di una settimana dall’altra, e devo dire che è anche frustrante, mi sento di andare a caso.

Un anno fa ho fatto un esercizio magico, mi è capitato di sperimentare una tecnica chiamata BackPlanning, è abbastanza nota (chi la conosce scriva un commento:), molto semplice e con un potere incredibile.

È un esercizio su carta in cui si progettano i passi che portano ad un obiettivo, è un piano di battaglia, una rotta da seguire, o se volete, la vostra Mappa (questa tecnica fa parte del nostro Quaderno di bordo).

L’altro aspetto fantastico della Mappa è che è veramente veloce
in 5 minuti è possibile progettare e visualizzare anche gli obiettivi più complicati. Leggi tutto “La tecnica della Mappa, raggiungere i tuoi obiettivi con il BackPlanning”

Usa la tecnica della Boa per dire no alle giornate fuori controllo

Con l’insonnia nulla è reale. Tutto è lontano. Tutto è una copia di una copia di una copia…
– Il narratore di Fight Club

Sei sommerso di cose da fare?
Guardando indietro le giornate ti sembrano tutte uguali?
Non hai mai tempo di fare un check di come stai andando…e correggere la rotta?

Con la tecnica della Boa puoi rimanere più in controllo delle tue giornate.

È un semplice esercizio di scrittura su carta, che tramite il controllo delle cose da fare ed alcune domande, ti restituisce un punto di orientamento (questa tecnica fa parte del nostro nuovo Quaderno di Bordo).

Vuoi provare la tecnica Boa sulla tua pelle? I requisiti sono:

  • 5 minuti (in qualsiasi momento della giornata)
  • Carta e penna

(Stai leggendo dallo smartphone mentre sei in metropolitana/bagno/cavallo? Allora ti consiglio di salvare l’articolo per quando avrai 5 minuti e farlo con carta, penna e… tavolo!)

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Come lavorare meno (e più sereni) con le leggi di Pareto e di Parkinson

Hai le giornate sempre piene? Sei sicuro che tutte le attività che fai siano degne del tuo tempo e del tuo stress?
Quanto spesso metti in discussione l’importanza dei clienti e dei progetti su cui lavori?

Per i primi 4 anni della mia vita da professionista mi sono riempito le giornate di lavoro da fare. Davo per scontato di dover lavorare 8 ore al giorno (o più) a prescindere dalla quantità di cose da fare.

Poi ho scoperto due leggi che mi aiutano a lavorare meno e in modo più felice: quella di Parkinson e quella di Pareto.

Ho scritto una guida in cui spiego come funzionano e come possono aiutarti nel tuo lavoro da libero professionista o imprenditore.

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