Riunioni: esseri umani chiusi nella stessa stanza, per un tempo indefinito con un obiettivo non chiaro…
Fare riunioni è una delle attività più ripetute nelle grandi organizzazioni, con casi assurdi in cui a volte si fanno riunioni per decidere di cosa parlare alle riunioni stesse.
Oggi ospitiamo uno specialista in soluzioni di questo campo Nicolò Borghi di Heroico.me un sito che condivide esempi e consigli su come migliorare la propria attività e il proprio lavoro.
La parola a Nicolò!
Immaginate un vampiro che, mentre siete in ufficio e state lavorando al computer, si avvicina da dietro e vi morde il collo…con l’unica differenza che anziché succhiarvi via un litro di sangue, vi porta via un’ora di tempo. Ecco, il problema è che questi tipi di vampiri esistono veramente ma hanno un altro nome. Nel mondo lavorativo moderno sono conosciuti come “riunioni”.
Le riunioni sono una di quelle cose che abbiamo fatto e faremo milioni di volte nella nostra vita lavorativa eppure non ci fermiamo a capire come renderle migliori.
In questo post cercheremo di approfondire perchè nel 90% dei casi questi “vampiri succhia-tempo” siano un disastro per la produttività vostra e del vostro team e cerchiamo di spiegare come fare meno riunioni, quando fare le riunioni e come renderle il più produttive possibili.
Partiamo da una semplice considerazione: ci sono alcune risorse incredibilmente scarse e per questo preziose, in ogni azienda.
Tra le tante due in particolare: i soldi e il tempo (e sì…in molti casi anche delle merendine degne di questo nome al distributore automatico. Ma di questo parleremo un’altra volta.)
Soldi e tempo sono chiaramente legati tra di loro e questo è tanto ancora più vero quando si parla di riunioni. Già perché ciò di cui spesso non ci accorgiamo è che un meeting improduttivo che dura un’ora e coinvolge 7 persone, non è un’ora persa ma appunto 7!!
Quante ore hai speso in riunioni che non andavano da nessuna parte o il cui unico risultato era di confonderti le idee più di prima?
Per capire come rendere le riunioni più produttive, partiamo dal capire come mai sono spesso così tremendamente inefficaci.
Perchè odiamo le riunioni
I problemi delle riunioni sono diversi ma pressapoco uguali in tutte le aziende (qui ve ne racconto 4!).
Una buona scusa per far finta di essere produttivi
Ricordo perfettamente che quando ero all’università e non avevo voglia di studiare, ma neanche di essere visto come quello che cazzeggia perennemente, mi mettevo a leggere il giornale: decisamente non impegnativo come lo studio e abbastanza sofisticato da far sembrare che stessi facendo qualcosa di produttivo.
Le riunioni sono l’equivalente in azienda. Sono un buon pretesto per fermarsi da quello che c’è da fare veramente, chiudersi in una stanza, fare 5 minuti di scambio battute, 10 minuti di critiche verso il capo o altre persone (non presenti), 20 minuti di “facciamo finta di parlare del problema per cui siamo in riunione” e poi tutti di nuovo a lavorare.
Sono presenti le persone sbagliate
Quante volte, davanti all’invito ad una riunione, vi è capitato di dire “ma serva che venga anch’io?”.
Sembra che chi organizzi la riunione sia governato dall’idea “più siamo, meglio è”.
Questo fa perdere tempo alle persone invitate ma ha anche un altro risvolto negativo. Se le persone (sbagliate) decidono di avere il diritto di esprimersi su determinati tempi, si spreca il tempo anche degli altri presenti.
Iniziano tardi
Sarà perchè ognuno è coinvolto in modo diverso all’interno del meeting, ma il risultato è che persone diverse attribuiscono importanza diversa a diverse riunioni.
Essendoci quindi priorità diverse, capita spesso che le persone arrivino in ritardo facendo ovviamente ritardare l’inizio della riunione.
Quante volte abbiamo sentito “dai, aspettiamo tutti e poi iniziamo”? Non solo. Le riunioni che iniziano in ritardo è come se diventassero parte della cultura aziendale: abituano le persone al fatto che 10/15 minuti di ritardo sia, tutto sommato, ok.
Quando quei minuti si sommano durante tutto l’anno, diventa un pò bel pò di tempo sprecato.
La legge di Parkinson sulla trivialità
Anche conosciuto come “l’effetto della rimessa per le biciclette”. Questa legge dice che le persone e le organizzazioni tendono a sprecare un sacco di tempo su temi di poco conto, perché quelli veramente importanti sono spesso così complicati che, non potendo esprimere un parere, tutti vogliono rimanerne fuori.
L’esempio che spesso viene fatto è quello di un comitato che deve prendere una decisione su un costoso impianto nucleare da costruire. La decisione favorevole alla costruzione dell’impianto viene presa velocemente dal momento che, essendo così complicata, nessuno dice la sua.
Prende invece molto più tempo la decisione relativa a come costruire la rimessa delle biciclette per le persone che lavoreranno all’impianto.
Dato che tutti capiscono di cosa si sta parlando, tutti si esprimono.
Spesso inoltre nelle riunioni le persone sbagliate dominano la scena: è ovvio che chi è più estroverso esprimerà con più forza il proprio punto di vista a discapito di chi magari ha le idee più chiare ma è meno predisposto a condividerle.
Come fare riunioni efficaci
Chi riesce a condurre riunioni efficaci sa che il punto di partenza è avere un’agenda chiara.
I segreti per avere un’agenda chiaramente definita si possono riassumere nei seguenti punti:
- Raccogliere spunti dai partecipanti prima della riunione in modo che nuovi argomenti non spuntino all’improvviso dirottando la conversazione
- Definire chiaramente il goal della riunione
- Definire chiaramente chi è il moderatore
- Identificare in anticipo tutti i partecipanti alla riunione
Come sono gestite le riunioni in Google Ventures.
Google Ventures è l’unità all’interno di Google che si occupa di investimenti in altre startup. Con un portfolio di decine di aziende, gli incontri sono tanti e vanno gestiti nel modo corretto.
Jake Knapp, uno dei partner di Google Ventures ha deciso quindi di adottare un orologio fisico con il quale rendere ben visibile a tutti il tempo rimanente prima della fine della riunione.
In piedi!
Un aspetto interessante delle riunioni è che nel 99% dei casi le persone si accomodano, sedute, intorno ad un tavolo.
E’ la stessa disposizione che abbiamo quando siamo al ristorante con gli amici, o in cucina a casa nostra.
Forse è anche per questo che spesso i meeting diventano un momento per scambiare battute, fare quattro chiacchiere, tralasciando il vero topic originario della discussione. Stare seduti rende le riunioni “più comode” e per questo motivo più lunghe.
Un’ottima alternativa è invece quella di richiedere che tutti i partecipanti stiano in piedi e che non ci siano sedie all’interno della stanza. Nessuno ama stare in piedi in per più di 20 minuti e questo spinge i partecipanti ad andare dritti al punto senza perdersi in ciance.
Aggiornamenti quotidiani
Una pratica che ogni azienda dovrebbe adottare, indipendentemente dal settore, è quella utilizzata dalle aziende di software. La metodologia lean (che punta a ridurre i tempi di sviluppo di un progetto) richiede che i team di un’azienda organizzino aggiornamenti quotidiani o settimanali di 15/20 minuti per affrontare i punti più importanti su cui stanno lavorando.
In particolare durante questi “daily huddles” è utile che ogni persona presente condivida con gli altri 3 cose.
- Progress = cosa è stato fatto nella giornata o nella settimana lavorativa precedente
- Problem = quali problemi sono emersi
- Plan = qual è il piano per i prossimi giorni e come si intende risolvere i nuovi ostacoli
Questo è, peraltro, anche lo schema spesso adottato dalle startup per comunicare con gli investitori ed evitare così dispendiose riunioni.
E’ importante che gli aggiornamenti vengano fatti su base quotidiana o settimanale, divenendo parte del modus operandi di un’azienda. Non devono essere qualcosa di inaspettato. Devo dare ritmo alla vita del team.
Quindi, organizzando riunioni più brevi e più frequentemente, si evitano, paradossalmente, perdite di tempo e anche grandi aziende possono lavorare in maniera più efficiente.
Niente cellulari
Sembrerà scontato ma in questi pochi minuti di aggiornamento, è indispensabile che tutti siano concentrati. E dal momento che oggigiorno la maggior parte delle distrazioni arrivano sotto forma di “bling!” dai nostri iPhone, non vogliamo di certo che i partecipanti si distraggano perché qualcuno li ha taggati su Facebook.
E’ anche vero che la tentazione di guardare il cellulare quando riceviamo una notifica è troppo forte e per molti ormai un vero e proprio automatismo. Quindi? La soluzione migliore è quella di chiedere a tutti i partecipanti di appoggiare i telefoni sul tavolo a testa in giù.
Pianificate le riunioni come ultima spiaggia
Ci sono intere organizzazioni, una tra tante Automattic la madre di WordPress, che vengono interamente gestite da team remoti.
Se è possibile gestire un prodotto come WordPress con persone sparse in qualsiasi parte del mondo (e quindi senza la necessità di chiudersi in una stanza per tre ore), è molto probabile che la stessa cosa si possa applicare anche al vostro caso.
Ormai gli strumenti on-line ci danno tutto quello che serve per far parlare le persone tra di loro e farci evitare la riunioni. Skype, Slack, Trello…sono sono alcuni degli strumenti con cui interi team comunicano tra di loro.
Ricordo chiaramente che anni fa andai a visitare la sede di 6Wunderkinder, la società che ha creato Wunderlist, poi acquistata per circa $100 milioni di dollari da Microsoft. Appese alle porte di ogni ufficio c’era un cartello che riportava la scritta “Dopo le 12, usare esclusivamente e-mail o Hipchat”.
Dal momento che 6Wunderkinder è una delle tante società che applica il modello dei “daily huddles” mattutini, il cartello voleva sostanzialmente dire “tutto ciò che c’era da dire è stato detto stamattina. Per il resto, non organizzate altre riunioni e parlatevi online.”
Riassumendo:
- prima di invitare chiunque, riflettete su chi veramente deve essere presente in riunione
- condividete l’agenda della riunione in anticipo e rimanete focalizzati solo su quei topic
- provate a dare un ritmo diverso all’azienda, impostando degli incontri giornalieri di 15/20 minuti dove tutti i partecipanti stanno in piedi
- resistete alla tentazione di guardare l’ultima gif che vi hanno inviato su Whatsapp.
Ringraziamo Nicolò per il suo articolo, ne potete trovare molti altri su Heroico.me.