Breve cronaca di un venerdì pomeriggio fuori controllo.

La lista delle cose da fare è ancora (troppo) lunga.

Sei sicura che neanche questa volta riuscirai a finirla prima del weekend così continui a lavorare a testa bassa cercando di concludere almeno le cose più urgenti.

6.44 PM. La tua dolce metà ti ricorda per la terza volta che è ora di andare a casa e iniziare il weekend.

Anche questo venerdì chiudi il computer con la sensazione che ti stai dimenticando qualcosa di importante e urgente.

Sensazione che ti segue per tutto il weekend. Verso domenica sera si aggiunge un di senso di colpa per non fare progressi sul progetto che vuoi iniziare da mesi (o forse sono già anni?).

Arriva il Lunedì mattina e riparti senza una direzione chiara. La tua agenda viene creata in risposta alle email, alle richieste dei colleghi… fino a venerdì prossimo quando la storia ripartirà da capo.

🙁

Ti riconosci in questa storia?
Io l’ho vissuta tante volte.

Ecco la variante felice con la routine settimanale

Facciamo un rewind a venerdì pomeriggio.

Hai ancora tante cose da fare e… va bene così! Invece di continuare a testa bassa fino a quando hai tempo, decidi di fermarti e fare la tua routine settimanale.

In 20 minuti hai finito. Poi spendi il resto del pomeriggio per chiudere delle cose urgenti che ti erano sfuggite.

Chiudi il computer a un orario decente e scrivi alla tua dolce metà per un appuntamento in centro. Ti godi il weekend senza pensieri lavorativi fuori posto.

Lunedì inizi con il piede giusto: lavorando a un progetto importante che rimandavi da tempo… e la vita ti sorride 🙂

*ritorno alla realtà*

Passare dalla storia brutta a quella bella non è difficile… se segui una routine settimanale.

La routine settimanale che ti aiuta a lavorare ai progetti che contano (e a goderti il weekend)

Per provare questa tecnica:

  • Bloccati mezz’ora nel calendario questo Venerdì pomeriggio
  • (opzionale) Lascia la tua email in fondo a questo articolo per ricevere un promemoria via email venerdì mattina (e il template in PDF)

E’ venerdì pomeriggio?

  • Fai partire una playlist che ti piace
  • Fai in modo di non essere disturbata per 20-30 minuti (es. metti in silenzioso il telefono)
  • Prendi carta e penna

I passi che farai e la loro durata indicativa sono:

  1. Lista cose in sospeso (10-15 minuti)
  2. Il punto sui 3 progetti/obiettivi principali (15-20 minuti)
  3. Riservare in agenda 3 momenti della prossima settimana (1-2 minuti)

Passo 1: lista cose in sospeso

Obiettivo del passo: rimuovere ansie/pensieri ed essere sicuri di NON avere cose urgenti da fare.

Prendi un foglio bianco foglio in orizzontale poi scrivi:

  • in alto a sinistra: Da fare subito
  • al centro a sinistra: Posticipato

Poi tira una riga verticale per limitare lo spazio a disposizione.

Il tuo foglio dovrebbe essere più o meno così:

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Ora passa in rassegna

  • la tua email
  • WhatsApp
  • Messenger
  • Skype
  • Moleskine
  • Post-it
  • … e qualsiasi altro supporto in cui puoi avere “cose lavorative” in sospeso.

Per ogni cosa chiediti: “Cosa succede se aspetto lunedì per farlo/rispondere/pensarci?”

Niente di grave? Allora ignoralo e mettilo nella lista “Posticipato”.

Se invece diventa un problema… chiediti: “Posso farlo in 5 minuti d’orologio?”

Sì? Fallo senza nemmeno stare a scriverlo.
No? Mettilo nella lista “Da fare subito” (alla fine della routine).

Questa domanda è importante per non perdersi a “fare cose” e riuscire in tempi brevi a passare in rassegna tutti i progetti.

Il tuo foglio ora dovrebbe essere qualcosa del genere:

3

Consiglio Extra #1: Metti in una cartella ad-hoc tutte le email di cui ti occuperai la prossima settimana. Così avrai un posto dove partire lunedì e soprattutto le farai “scomparire” dalla tua inbox per il weekend.

Consiglio Extra #2: Spesso basta scrivere 2 righe di risposta a un collega per dire che ci penserai la settimana prossima. Questo ti aiuta a non pensarci più fino a lunedì.

Passo 2: fai il punto sui progetti

Obiettivo: essere soddisfatte del lavoro svolto la prossima settimana.

Per farlo crea 3 colonne nello spazio rimasto del foglio

  • Progetto
  • Revisione
  • Risultato e Azioni

Alla fine dovresti avere qualcosa del genere:

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Ora sei pronta a passare in rassegna i progetti/obiettivi più importanti a cui stai lavorando (o vuoi iniziare a lavorare).

Per ognuno scrivi a ruota libera nella colonna revisione i pensieri che ti vengono in mente con riferimento alla settimana passata. Questo ti aiuterà a fare mente locale per il passo successivo. Alcune domande di aiuto:

  • Qual’è la visione o il risultato finale?
  • Cosa ho fatto questa settimana?
  • Cosa NON ho fatto e perché?
  • Cosa ho imparato?

Ora pensa alla prossima settimana. La domanda chiave è

  • Che risultato devo/voglio raggiungere la settimana prossima per essere soddisfatta dei passi avanti?

Ecco un esempio di progetto compilato.

1

Ripeti per gli altri progetti fino ad avere un’idea chiara delle cose più importanti da fare la prossima settimana.

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Consiglio Extra: Non perderti troppo nei dettagli delle singole cose da fare. Pensa per risultati e obiettivi. Poi definisci solo la primissima azione da fare per raggiungere il risultato… le altre verranno naturalmente.

Passo 3: prendi appuntamenti con te stessa

Obiettivo: essere (più) sicure di passare alla pratica!

Prendi l’agenda della prossima settimana e riserva 3 momenti per avvicinarti ai risultati che hai definito sopra.

Idealmente mettili come primissima cosa di lunedì, martedì e mercoledì così avrai margine per “spingerli avanti” nella settimana in caso di imprevisti.

In particolare se hai un progetto che vuoi iniziare da tempo mettilo come primissima cosa lunedì mattina.

Nota importante: tratta questi blocchi di tempo con estremo rispetto… come se fossero appuntamenti dal dottore! Anche se praticamente sono impegni che puoi spostare/cancellare facilmente… considerali il più possibile come “fissi”.

Routine finita: ora fai le cose che hai scritto nella lista “Da fare subito”

Con questo passo concludi la routine e dovresti essere pronta per un weekend rilassato e una super buona settimana di lavoro.

Alcuni punti chiave da tenere a mente:

  • Mantieni questo processo breve e focalizzato. Altrimenti sarà difficile farne una abitudine!
  • Blocca del tempo in anticipo nel calendario per fare questa routine ogni venerdì pomeriggio.
  • Aggiusta il processo alle tue esigenze e soprattutto assapora i risultati perché saranno questi che ti motiveranno a ripetere la tecnica  🙂

Ricevi una email di promemoria e il template scaricabile

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